實驗室認可中內審員的作用和內審員職責分析
2018-08-29
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內(nei)審員，有人認為就(jiu)是內(nei)審時走走形(xing)式，完成任務(wu)，所以，誰來當內(nei)審員?安排幾個內(nei)審員?內(nei)審員的培(pei)訓(xun)等一系列問題也就(jiu)走走形(xing)式，其實不然(ran)。
實驗室認可的內審員，除肩負內審任務外，往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定，還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。
內(nei)(nei)(nei)部審(shen)核簡(jian)稱“內(nei)(nei)(nei)審(shen)”，是一種內(nei)(nei)(nei)部評價活動，這(zhe)種評價是通過內(nei)(nei)(nei)審(shen)員的(de)(de)審(shen)核工(gong)作(zuo)(zuo)完成的(de)(de)。實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)員，其發揮的(de)(de)作(zuo)(zuo)用(yong)及審(shen)核能力與素質如(ru)何，直接影響一個(ge)實(shi)驗(yan)室(shi)內(nei)(nei)(nei)部管(guan)理體(ti)(ti)(ti)系(xi)審(shen)核的(de)(de)效(xiao)果。實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)員，除肩(jian)負內(nei)(nei)(nei)審(shen)任務外，往(wang)往(wang)還是本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理體(ti)(ti)(ti)系(xi)建設的(de)(de)骨干。實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)(de)內(nei)(nei)(nei)審(shen)員，不僅要對管(guan)理體(ti)(ti)(ti)系(xi)的(de)(de)運行進行檢查(cha)、判(pan)定，還要對本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理體(ti)(ti)(ti)系(xi)建立(li)和實(shi)施起著重要的(de)(de)支持和推(tui)動作(zuo)(zuo)用(yong)。
那么(me)，實(shi)驗室的內審員(yuan)應當發(fa)揮哪些作(zuo)用呢?筆者認(ren)為(wei)有以下(xia)幾個方面：
監(jian)督作(zuo)用
管(guan)理(li)體系(xi)的(de)運行(xing)需要(yao)持續(xu)地(di)進(jin)(jin)行(xing)監(jian)督(du)，這(zhe)樣才能有(you)(you)效、及(ji)時地(di)發現問(wen)題并采取改進(jin)(jin)措施，這(zhe)種持續(xu)監(jian)督(du)主要(yao)是通過內(nei)審進(jin)(jin)行(xing)的(de)，而內(nei)審的(de)實施正是這(zhe)支內(nei)審員隊伍(wu)擔當的(de)。所以，從某種意義上說，內(nei)審員對管(guan)理(li)體系(xi)的(de)有(you)(you)效運行(xing)起(qi)著監(jian)督(du)員的(de)作用(yong)。
參(can)謀作用
在(zai)內審(shen)(shen)(shen)時(shi)，內審(shen)(shen)(shen)員發現某些(xie)不(bu)(bu)符合(he)項(xiang)，要求受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)門及時(shi)采取(qu)措(cuo)施，對(dui)不(bu)(bu)符合(he)項(xiang)進(jin)行處置(zhi)，消(xiao)除產生不(bu)(bu)符合(he)的原因(yin)。此時(shi)，他(ta)必(bi)須向(xiang)受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)門解(jie)釋為(wei)(wei)什么這(zhe)是一(yi)不(bu)(bu)符合(he)項(xiang)，這(zhe)樣(yang)對(dui)方才能針對(dui)不(bu)(bu)符合(he)項(xiang)找出(chu)原因(yin)，采取(qu)措(cuo)施。在(zai)受(shou)審(shen)(shen)(shen)部(bu)門考慮糾正(zheng)措(cuo)施時(shi)，內審(shen)(shen)(shen)員可(ke)以提出(chu)一(yi)些(xie)改進(jin)意見供其選擇。當(dang)受(shou)審(shen)(shen)(shen)核(he)部(bu)門提出(chu)糾正(zheng)措(cuo)施計(ji)劃時(shi)，內審(shen)(shen)(shen)員應決定是否可(ke)以認可(ke)，并說明認可(ke)或不(bu)(bu)認可(ke)的理(li)由。在(zai)糾正(zheng)措(cuo)施計(ji)劃實施時(shi)，內審(shen)(shen)(shen)員要主動關心實施的過程，必(bi)要時(shi)給予(yu)指導。這(zhe)一(yi)切都說明內審(shen)(shen)(shen)員在(zai)內審(shen)(shen)(shen)工作中，絕(jue)不(bu)(bu)僅(jin)僅(jin)是一(yi)個“裁判員”，還應為(wei)(wei)改進(jin)管理(li)體系想辦法、出(chu)主意，成為(wei)(wei)一(yi)名優秀(xiu)的“參謀(mou)”。
紐帶作用
內(nei)審員在內(nei)審中與各(ge)部(bu)門的員工有著廣泛的交(jiao)流和(he)(he)接觸，既可(ke)以(yi)收(shou)集員工對(dui)質量(liang)管(guan)理方面的意見(jian)、要(yao)求(qiu)和(he)(he)建議(yi)，通(tong)過質量(liang)負責人向(xiang)領導反映，又可(ke)以(yi)把領導層關于質量(liang)方面的方針、政(zheng)策和(he)(he)意圖向(xiang)員工傳達、解釋和(he)(he)貫徹，起一種(zhong)溝(gou)通(tong)和(he)(he)聯絡的作用。
接口作用
由(you)于內(nei)審(shen)(shen)員經常被派(pai)往(wang)分包方(fang)(fang)(fang)或(huo)供(gong)應商(shang)去進行第(di)二方(fang)(fang)(fang)審(shen)(shen)核，在審(shen)(shen)核中貫徹本(ben)實(shi)驗室對(dui)分包方(fang)(fang)(fang)或(huo)供(gong)應商(shang)的(de)要求，同時(shi)也可反(fan)映分包方(fang)(fang)(fang)的(de)實(shi)際情(qing)況(kuang)和(he)要求，起接口作(zuo)(zuo)用(yong)。當到第(di)三方(fang)(fang)(fang)現場評審(shen)(shen)時(shi)，內(nei)審(shen)(shen)員常常擔任(ren)聯絡(luo)員，從中了解對(dui)方(fang)(fang)(fang)的(de)評審(shen)(shen)要求，評審(shen)(shen)方(fang)(fang)(fang)式和(he)方(fang)(fang)(fang)法，向(xiang)質量負責人或(huo)最高管理者反(fan)映，同時(shi)也可向(xiang)對(dui)方(fang)(fang)(fang)介(jie)紹本(ben)實(shi)驗室的(de)實(shi)際情(qing)況(kuang)，起內(nei)外接口作(zuo)(zuo)用(yong)。
帶頭(tou)作用
內(nei)審員(yuan)在(zai)(zai)實(shi)驗(yan)(yan)室都有(you)各(ge)自(zi)的(de)本(ben)(ben)職(zhi)工作。內(nei)審員(yuan)的(de)資格是經過專(zhuan)門培訓而獲得(de)(de)的(de)，他們經常參加內(nei)審活(huo)動(dong)，對該實(shi)驗(yan)(yan)室管(guan)理(li)體系(xi)的(de)要(yao)求有(you)更(geng)深刻(ke)的(de)了解，更(geng)懂得(de)(de)應該如何(he)做好本(ben)(ben)職(zhi)工作。所(suo)以內(nei)審員(yuan)應以身作則，認真(zhen)貫徹和執行有(you)關管(guan)理(li)體系(xi)的(de)要(yao)求，在(zai)(zai)全體員(yuan)工中起模范帶頭作用，成為貫徹實(shi)施管(guan)理(li)體系(xi)的(de)骨(gu)干。
內審員是(shi)(shi)(shi)本實驗(yan)室(shi)管理體(ti)系(xi)建(jian)設的(de)骨干，要發(fa)揮自身的(de)作(zuo)用(yong)，就(jiu)要提高自身的(de)能(neng)力(li)，特別是(shi)(shi)(shi)現場審核(he)時(shi)的(de)審核(he)方(fang)式。內審員在審核(he)中(zhong)可以采用(yong)多(duo)種工作(zuo)方(fang)法(fa)，這些方(fang)法(fa)往往是(shi)(shi)(shi)在工作(zuo)中(zhong)不斷積累(lei)起(qi)來(lai)的(de)，各(ge)人(ren)(ren)有各(ge)人(ren)(ren)的(de)技巧，從而(er)形成了(le)個(ge)人(ren)(ren)的(de)風格。即審核(he)技巧。內審員既(ji)然是(shi)(shi)(shi)客觀證據的(de)收集(ji)者，在現場審核(he)中(zhong)主要的(de)手段就(jiu)是(shi)(shi)(shi)看、問、聽和分析(xi)。內審員用(yong)來(lai)作(zuo)分析(xi)判(pan)斷的(de)基(ji)礎是(shi)(shi)(shi)各(ge)種信息，而(er)信息是(shi)(shi)(shi)通過看、問、聽而(er)得來(lai)的(de)。這里僅(jin)就(jiu)最基(ji)本的(de)方(fang)法(fa)，做一簡單介紹：
一是少(shao)講(jiang)、多(duo)(duo)看、多(duo)(duo)聽、多(duo)(duo)問。內審(shen)員在(zai)現(xian)場的時間有限，而需(xu)要采集的信(xin)息量又很(hen)大。信(xin)息(客觀證據)只(zhi)能(neng)通過看、問、聽獲(huo)得，因(yin)此只(zhi)有少(shao)講(jiang)才(cai)能(neng)多(duo)(duo)獲(huo)取(qu)信(xin)息。
二(er)是選擇正確的對象提(ti)問(wen)。問(wen)題(ti)應該向(xiang)負責進行該項質量活動的部門(men)或(huo)個(ge)(ge)人提(ti)出，而不(bu)應向(xiang)無關的部門(men)或(huo)個(ge)(ge)人提(ti)問(wen)，否(fou)則就會文不(bu)對題(ti)，浪費時間。
三(san)是正確(que)提(ti)出問題(ti)。內(nei)審(shen)員應(ying)明確(que)地(di)針(zhen)對要了(le)解的(de)(de)問題(ti)提(ti)問，用(yong)不著像商(shang)業或(huo)外交談判中那(nei)樣采用(yong)旁敲側擊的(de)(de)方(fang)式，更不要提(ti)出外行或(huo)錯誤的(de)(de)問題(ti)。在(zai)現場審(shen)核過程中，可采用(yong)封閉式和開放式相結合的(de)(de)方(fang)法進行提(ti)問。
四是提問(wen)與索(suo)看(kan)相結合。內審員在提問(wen)時經常會(hui)問(wen)及文件及實(shi)際執行情況(kuang)，這(zhe)(zhe)時可在提問(wen)中同時索(suo)取需(xu)要觀看(kan)的(de)(de)文件或提出觀看(kan)現場，這(zhe)(zhe)樣就(jiu)等于臨時又增加了(le)一些檢(jian)查(cha)的(de)(de)樣本，對(dui)檢(jian)查(cha)起了(le)補充作用。問(wen)看(kan)結合的(de)(de)做法，既可使審核步步深入，又可避免單純問(wen)答的(de)(de)那(nei)種單調(diao)的(de)(de)方式，比較有效。
五是(shi)注意觀察易(yi)被遺忘的角落(luo)。內審前各(ge)部門(men)一定會做出相應的準(zhun)備(bei)，因此重(zhong)點的文件(jian)(jian)框(kuang)等一定會收拾得整整齊(qi)齊(qi)，但在(zai)某些地方常常會發現(xian)作(zuo)廢的文件(jian)(jian)、未(wei)經檢定校準(zhun)的儀表(biao)等等不該存放在(zai)現(xian)場的東西，所以觀察視野要開闊(kuo)一些，檢查要細致(zhi)些。
六是創造一個(ge)良(liang)好的(de)氣(qi)氛(fen)。為(wei)使(shi)審(shen)(shen)核順利進(jin)行(xing)，內審(shen)(shen)員應注意(yi)創造一個(ge)良(liang)好的(de)氣(qi)氛(fen)，使(shi)審(shen)(shen)核成為(wei)仿佛是在進(jin)行(xing)工(gong)(gong)作(zuo)研究，而不(bu)(bu)使(shi)對方(fang)(fang)總(zong)感(gan)到自己是處于受審(shen)(shen)地位。為(wei)此，內審(shen)(shen)員應平等(deng)、和氣(qi)待(dai)(dai)人(ren)(ren)，注意(yi)聽(ting)人(ren)(ren)說(shuo)話，認真(zhen)記(ji)(ji)筆(bi)記(ji)(ji)，不(bu)(bu)時(shi)點頭(tou)、注視(shi)、附和等(deng)方(fang)(fang)式對受審(shen)(shen)方(fang)(fang)談話表示(shi)感(gan)興趣等(deng)等(deng)。凡是要(yao)(yao)請對方(fang)(fang)出示(shi)文件或找(zhao)一般工(gong)(gong)作(zuo)人(ren)(ren)員談話時(shi)，都應爭(zheng)得對方(fang)(fang)領導的(de)同(tong)意(yi)。如發現(xian)(xian)了不(bu)(bu)符合項，要(yao)(yao)求受審(shen)(shen)方(fang)(fang)負(fu)責人(ren)(ren)認可(ke)時(shi)，要(yao)(yao)耐心說(shuo)明理(li)由(you)。如果對方(fang)(fang)態(tai)度粗暴，也不(bu)(bu)要(yao)(yao)與之爭(zheng)吵(chao)，但仍然(ran)要(yao)(yao)以事實(shi)為(wei)依(yi)據，耐心討論。若(ruo)發現(xian)(xian)自己錯了，要(yao)(yao)馬上承認，并表示(shi)歉意(yi)，只有這樣對待(dai)(dai)，才(cai)能使(shi)審(shen)(shen)核順利進(jin)行(xing)。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室內部的團結與建設。《《實驗室內審工作中的(de)常見問題
八是保(bao)證(zheng)(zheng)審(shen)(shen)核(he)結果的有(you)效(xiao)(xiao)性(xing)(xing)。在設計(ji)檢(jian)(jian)查(cha)表(biao)時，要合(he)理(li)策(ce)劃樣本(ben)，保(bao)證(zheng)(zheng)樣本(ben)的代表(biao)性(xing)(xing)，從而保(bao)證(zheng)(zheng)審(shen)(shen)核(he)結果的有(you)效(xiao)(xiao)性(xing)(xing)。在策(ce)劃編制檢(jian)(jian)查(cha)表(biao)時，既要注意(yi)(yi)依據審(shen)(shen)核(he)準則(ze)(ze)策(ce)劃查(cha)什(shen)么，也要注意(yi)(yi)根據不同的情況(kuang)策(ce)劃更方(fang)便、有(you)效(xiao)(xiao)的檢(jian)(jian)查(cha)方(fang)法(fa)以及(ji)合(he)理(li)的樣本(ben)量(liang)。否則(ze)(ze)，到(dao)現場審(shen)(shen)核(he)時由(you)于(yu)工作緊(jin)張和(he)(he)時間有(you)限，審(shen)(shen)核(he)方(fang)法(fa)和(he)(he)樣本(ben)量(liang)策(ce)劃不周，容易導(dao)致審(shen)(shen)核(he)不充分，影(ying)響(xiang)審(shen)(shen)核(he)結果的有(you)效(xiao)(xiao)性(xing)(xing)。
