記錄做不好的，把本文看10遍
2018-08-14
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1、質量(liang)記錄過程中常見(jian)的問題與(yu)對策
記錄是記載(zai)過(guo)程(cheng)(cheng)狀(zhuang)態和(he)過(guo)程(cheng)(cheng)結果的(de)(de)文件，是質(zhi)量(liang)管理體系(xi)文件的(de)(de)一(yi)個重要(yao)組成(cheng)部分。所謂過(guo)程(cheng)(cheng)狀(zhuang)態主要(yao)針(zhen)對產品質(zhi)量(liang)的(de)(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)(cheng)和(he)體系(xi)的(de)(de)運行(xing)(xing)過(guo)程(cheng)(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)(cheng)結果則是指(zhi)體系(xi)運行(xing)(xing)效果和(he)產品滿(man)足(zu)質(zhi)量(liang)要(yao)求(qiu)的(de)(de)程(cheng)(cheng)度。根(gen)據記錄的(de)(de)上述特性，記錄在組織的(de)(de)質(zhi)量(liang)管理體系(xi)中發揮(hui)著重要(yao)的(de)(de)作用(yong)。
在記錄過程中(zhong)常見的問題
盲(mang)：記(ji)錄的設(she)置(zhi)、設(she)計目的、功能不明(ming)，不是(shi)為管理、改進所用，而是(shi)為了(le)應付檢查(cha)。
亂：記(ji)錄的(de)設置(zhi)、設計隨意性(xing)強，缺乏體系考慮，記(ji)錄的(de)填寫，保管收集混亂，責任不清。
散：保存(cun)、管(guan)理分散，未(wei)作統一的規定。
松：記錄(lu)填寫、傳遞、保管不嚴(yan)，日常疏于檢查，達不到(dao)要求(qiu)，無人考核(he)，且丟失和涂改現(xian)象(xiang)嚴(yan)重。
空(kong)：該填不(bu)填，空(kong)格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯(cuo)(cuo)：寫錯(cuo)(cuo)別字，語言表達不(bu)清，填寫錯(cuo)(cuo)誤。
2、記錄(lu)的設計和(he)編(bian)制意義(yi)
記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)充(chong)分(fen)性和必要性：記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)作為基礎(chu)性和依據性文件，應盡可能全(quan)面地反映產(chan)品質量形成的(de)(de)過程和結果以及質量管理體系的(de)(de)運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評(ping)價記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)充(chong)分(fen)性，力求使原始記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)完整，同時又要對每一(yi)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)的(de)(de)必要性進行逐一(yi)評(ping)審和取舍，要注意并非記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)越(yue)多(duo)越(yue)好，正(zheng)確的(de)(de)做法是只選擇那些必要的(de)(de)原始數據作為記(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)。
記(ji)錄的真實性(xing)和準(zhun)確(que)性(xing)：真實準(zhun)確(que)的記(ji)載質量(liang)信息(xi)，才能為(wei)有(you)效地(di)運(yun)行組織的質量(liang)管(guan)理體系并實現持續改進提供可靠的依據，因此(ci)，在確(que)定記(ji)錄的格式(shi)和內容的同時，應考(kao)慮使用者(zhe)填(tian)寫(xie)方便(bian)并保證能夠(gou)在現有(you)條件(jian)下準(zhun)確(que)地(di)獲(huo)取所需的質量(liang)信息(xi)。填(tian)寫(xie)記(ji)錄應實事(shi)求是、嚴(yan)肅認真。
記(ji)錄的(de)(de)(de)規范(fan)(fan)化(hua)(hua)和標(biao)準化(hua)(hua)：應盡量(liang)采用(yong)(yong)國(guo)(guo)際、國(guo)(guo)內或行業標(biao)準，參考先(xian)進組織的(de)(de)(de)成功(gong)經驗以使(shi)(shi)記(ji)錄更(geng)加規范(fan)(fan)化(hua)(hua)和標(biao)準化(hua)(hua)，在建立質量(liang)管理體系(xi)(xi)過程中(zhong)，應當(dang)對現行的(de)(de)(de)進行清理，廢立多余(yu)的(de)(de)(de)記(ji)錄，修(xiu)改不(bu)適用(yong)(yong)的(de)(de)(de)記(ji)錄，沿用(yong)(yong)有價值的(de)(de)(de)并增補必(bi)需(xu)的(de)(de)(de)，應使(shi)(shi)用(yong)(yong)適當(dang)的(de)(de)(de)表(biao)格(ge)或圖(tu)表(biao)格(ge)式加以規定，按要求統一(yi)編號，使(shi)(shi)各項活動的(de)(de)(de)記(ji)錄更(geng)加系(xi)(xi)統和協(xie)調，實現記(ji)錄的(de)(de)(de)標(biao)準化(hua)(hua)管理。對于同一(yi)種活動的(de)(de)(de)記(ji)錄格(ge)式應當(dang)是固定的(de)(de)(de)，不(bu)能(neng)隨意變(bian)更(geng)，造成混亂，即使(shi)(shi)需(xu)要修(xiu)改，也應規定一(yi)個統一(yi)的(de)(de)(de)時(shi)間開始使(shi)(shi)用(yong)(yong)新表(biao)格(ge)。
3、記錄的(de)填寫要(yao)求和注(zhu)意事項
記(ji)錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)要(yao)(yao)求：記(ji)錄(lu)用(yong)(yong)筆(bi)可以用(yong)(yong)鋼(gang)筆(bi)、圓珠(zhu)筆(bi)或簽(qian)字(zi)筆(bi)，不應(ying)用(yong)(yong)紅筆(bi)，這些筆(bi)能(neng)夠確(que)保記(ji)錄(lu)永不褪(tun)色。用(yong)(yong)筆(bi)一定要(yao)(yao)考慮其字(zi)跡的持久性和可靠(kao)性。
記(ji)(ji)錄的(de)原始(shi)(shi)性(xing)：記(ji)(ji)錄要保持現場運(yun)(yun)作，如實(shi)記(ji)(ji)錄，這就是原始(shi)(shi)性(xing)。原始(shi)(shi)就是最初的(de)第(di)一手的(de)。原始(shi)(shi)性(xing)就是當(dang)天(tian)的(de)運(yun)(yun)作當(dang)天(tian)記(ji)(ji)，當(dang)周(zhou)(zhou)的(de)活動當(dang)周(zhou)(zhou)記(ji)(ji)。做到及時(shi)和真實(shi)，不(bu)允許(xu)添加(jia)(jia)點滴水分，使記(ji)(ji)錄真實(shi)可(ke)(ke)靠。記(ji)(ji)錄保持其原始(shi)(shi)性(xing)，不(bu)可(ke)(ke)以重新抄(chao)寫(xie)和復印，更(geng)不(bu)可(ke)(ke)以在過程進行完后(hou)加(jia)(jia)以修(xiu)飾和裝點。
記錄(lu)的(de)清(qing)晰(xi)準確：記錄(lu)是(shi)作為闡(chan)明(ming)質(zhi)量管(guan)理(li)體系所(suo)(suo)取得結果或(huo)提供體系所(suo)(suo)完(wan)成活動的(de)證(zheng)據(ju)的(de)文件而策劃設置(zhi)的(de)，即(ji)是(shi)證(zheng)據(ju)，首先要(yao)屬實，要(yao)做到屬實，就要(yao)將過程(cheng)做到位并運作事實記得正(zheng)確和清(qing)晰(xi)，語言和用字(zi)都(dou)要(yao)規范。不但使自(zi)己能(neng)看(kan)清(qing)楚，也能(neng)使別(bie)人都(dou)看(kan)清(qing)楚。
筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)的(de)處(chu)理：在(zai)(zai)填寫記錄出現筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)后(hou)，不要在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)處(chu)亂(luan)寫亂(luan)畫，甚至涂(tu)成黑色或用(yong)修整(zheng)液加以掩蓋，正確的(de)處(chu)理筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)的(de)方法，是在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)的(de)文字或數據(ju)上(shang)，用(yong)原使用(yong)的(de)筆(bi)(bi)墨畫一橫(heng)線，再在(zai)(zai)筆(bi)(bi)誤(wu)(wu)(wu)處(chu)的(de)上(shang)行間(jian)或下行間(jian)填上(shang)正確的(de)文字和數值。
空白欄(lan)目的(de)填(tian)寫(xie)：有些記(ji)錄在運作的(de)情況下所(suo)有的(de)欄(lan)目無(wu)內(nei)容(rong)可填(tian)。怎(zen)么(me)處置(zhi)呢?空白欄(lan)目不(bu)(bu)能不(bu)(bu)填(tian)，其填(tian)寫(xie)的(de)方法是在空白的(de)適(shi)中位置(zhi)畫一(yi)橫線，表示記(ji)錄者已(yi)經關注到這一(yi)欄(lan)目，只(zhi)是無(wu)內(nei)容(rong)可填(tian)，就(jiu)以一(yi)橫線代(dai)之，如果縱向有幾行均無(wu)內(nei)容(rong)填(tian)寫(xie)，亦可用一(yi)斜線代(dai)之。
簽署(shu)(shu)要求(qiu)：記錄(lu)中會包含各種類型的(de)簽署(shu)(shu)，有(you)作業后的(de)簽署(shu)(shu)，有(you)認可、審定、批準等簽署(shu)(shu)，這(zhe)些(xie)簽署(shu)(shu)都(dou)(dou)是這(zhe)原則、權(quan)限和相互(hu)關系的(de)體現，是記錄(lu)運作中不(bu)可少的(de)組成部(bu)分，任何簽署(shu)(shu)都(dou)(dou)應簽署(shu)(shu)全名，同時盡可能(neng)的(de)清晰(xi)易辨，不(bu)允許(xu)有(you)姓(xing)無(wu)名或有(you)名無(wu)姓(xing)情況存在。
4、記錄的管理和控制
記(ji)(ji)錄(lu)的(de)標(biao)識(shi)：應(ying)(ying)具有唯(wei)一性標(biao)識(shi)，為了便(bian)于歸檔和檢索，記(ji)(ji)錄(lu)應(ying)(ying)具有分(fen)類號和流水號。標(biao)識(shi)的(de)內容應(ying)(ying)包括：記(ji)(ji)錄(lu)表(biao)(biao)格(ge)所屬的(de)質(zhi)量管理文件(jian)的(de)編號、版本(ben)號、表(biao)(biao)號、頁號、沒(mei)有標(biao)識(shi)或不符合(he)標(biao)識(shi)要求的(de)記(ji)(ji)錄(lu)表(biao)(biao)格(ge)是無效的(de)表(biao)(biao)格(ge)。
記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)貯存(cun)(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)管(guan)：記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應當按照(zhao)檔案要(yao)求立卷貯存(cun)(cun)和(he)保(bao)(bao)(bao)管(guan)。記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)由專人(ren)或專門(men)的(de)主管(guan)部門(men)負責，應建(jian)立必(bi)要(yao)的(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)制度，保(bao)(bao)(bao)管(guan)方(fang)式應便于檢索(suo)合存(cun)(cun)取，保(bao)(bao)(bao)管(guan)環境(jing)應適宜可靠(kao)，干(gan)燥(zao)、通風，并有必(bi)要(yao)的(de)架(jia)、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損(sun)壞、變質合丟失。管(guan)以(yi)及(ji)路的(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限問題，如果(guo)外部沒有要(yao)求的(de)，組織可針(zhen)對(dui)不同(tong)產品的(de)特點合法規要(yao)求做出(chu)相應規定，如果(guo)合同(tong)對(dui)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)提出(chu)要(yao)求，則按照(zhao)顧客(ke)的(de)要(yao)求確定保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限。一般情(qing)況下，記(ji)(ji)錄(lu)(lu)的(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)期(qi)(qi)限為2年，主要(yao)的(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)3年，重要(yao)的(de)記(ji)(ji)錄(lu)(lu)應長期(qi)(qi)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)。
記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)檢(jian)索：一(yi)項(xiang)(xiang)質量(liang)活動往往涉及到多(duo)項(xiang)(xiang)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)內容和(he)表格，為了(le)(le)避免漏項(xiang)(xiang)，應當對(dui)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)進行編目(mu)，編目(mu)具有(you)引(yin)導和(he)路徑作用，可(ke)(ke)以(yi)便于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)查(cha)(cha)閱(yue)和(he)使(shi)用，使(shi)查(cha)(cha)閱(yue)對(dui)該項(xiang)(xiang)質量(liang)活動的(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)能有(you)一(yi)個(ge)整(zheng)體的(de)了(le)(le)解。對(dui)于一(yi)個(ge)項(xiang)(xiang)目(mu)，合同或是(shi)產品(pin)實(shi)(shi)現(xian)后過程(cheng)，可(ke)(ke)以(yi)考慮建立(li)一(yi)個(ge)總編目(mu)，按產品(pin)實(shi)(shi)現(xian)的(de)進度(du)進行排列。對(dui)于記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)內容較多(duo)，質量(liang)活動聯(lian)系復(fu)雜的(de)記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)，也可(ke)(ke)設(she)置分項(xiang)(xiang)編目(mu)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)在歸檔前經主管部(bu)門(men)驗收(shou)合格后方(fang)可(ke)(ke)進行，如果歸檔資料不(bu)全，負(fu)責歸檔驗收(shou)的(de)部(bu)門(men)有(you)權拒收(shou)。記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)中(zhong)包含了(le)(le)大量(liang)有(you)用的(de)體系運行證(zheng)據和(he)原始信(xin)息，要發揮(hui)其(qi)作用必須使(shi)用其(qi)便于有(you)關部(bu)門(men)和(he)員工查(cha)(cha)找，記(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)查(cha)(cha)閱(yue)納入計算機(ji)管理是(shi)比(bi)較好的(de)做法(fa)，編制電子索引(yin)，可(ke)(ke)以(yi)提(ti)高檢(jian)索和(he)查(cha)(cha)閱(yue)的(de)效(xiao)率。
記(ji)錄(lu)的(de)(de)處置：超過(guo)規(gui)定保(bao)存期(qi)(qi)(qi)限的(de)(de)記(ji)錄(lu)，應統(tong)一(yi)進行(xing)處理，重要(yao)的(de)(de)含有(you)保(bao)密內容的(de)(de)記(ji)錄(lu)須(xu)保(bao)留(liu)銷毀記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必須(xu)如實記(ji)載(zai)產品(pin)質量的(de)(de)形成過(guo)程(cheng)和(he)最終狀態，如實反(fan)映質量管(guan)(guan)理體系(xi)(xi)過(guo)程(cheng)、過(guo)程(cheng)和(he)活動的(de)(de)運(yun)(yun)行(xing)狀況和(he)結果，證實產品(pin)滿足技(ji)術標準(zhun)、合(he)同、法(fa)規(gui)要(yao)求以及顧客(ke)的(de)(de)期(qi)(qi)(qi)望的(de)(de)程(cheng)度，反(fan)映組織(zhi)的(de)(de)質量管(guan)(guan)理體系(xi)(xi)是(shi)否已(yi)得到有(you)效(xiao)運(yun)(yun)行(xing)，產品(pin)、過(guo)程(cheng)和(he)整個(ge)體系(xi)(xi)的(de)(de)運(yun)(yun)行(xing)是(shi)否達到了預期(qi)(qi)(qi)的(de)(de)要(yao)求。
質量(liang)記(ji)錄報(bao)表填寫注(zhu)意事項
質量記錄用于(yu)記載過程狀態(tai)和(he)(he)過程結果，是企業質量保(bao)證的客觀(guan)依據，為(wei)采取糾正和(he)(he)預防措施提供(gong)依據，有(you)利于(yu)產品標識和(he)(he)可追溯性。
5、質量(liang)記錄(lu)填寫有以下事項需要(yao)注(zhu)意(yi)
1. 報(bao)表(biao)填(tian)寫(xie)(xie)必須完整(zheng)，盡可能詳細，對所列示的所有(you)內(nei)容均要填(tian)寫(xie)(xie)清楚(chu)，如不能填(tian)寫(xie)(xie)的內(nei)容要用(yong)斜線(/)劃(hua)掉，特別是簽名欄的填(tian)寫(xie)(xie)，要寫(xie)(xie)全名。
2. 記(ji)錄(lu)要(yao)求準確清(qing)晰，不(bu)得潦草(cao)，更(geng)不(bu)得隨便(bian)在記(ji)錄(lu)上亂涂亂畫，記(ji)錄(lu)背面(mian)也(ye)一樣(yang)，特(te)別注意的是(shi)要(yao)檢查最后(hou)填寫的清(qing)晰度(du)，不(bu)清(qing)晰者要(yao)進行(xing)重填。
3. 記(ji)錄不得隨便進行更改，需要更改時正確(que)的(de)(de)做法是先將錯誤的(de)(de)地方用一(yi)條橫線(xian)劃掉(diao)，然后在旁(pang)邊寫上正確(que)的(de)(de)內容，同時在旁(pang)邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的(de)(de)是：
如是數(shu)字錯誤，應將整(zheng)個數(shu)字劃掉(diao)，不(bu)能僅將數(shu)字中寫錯的位數(shu)劃掉(diao)。
簽(qian)名(ming)(ming)時(shi)要(yao)注意寫全名(ming)(ming)，不能(neng)僅寫一(yi)個字(zi)或寫某主任、某經理、某先生(sheng)、某小姐等。
填寫日(ri)(ri)期時要寫全年月日(ri)(ri)，例如文(wen)件的起草日(ri)(ri)期為2004年2月1日(ri)(ri)可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。
5. 記錄報(bao)表的(de)日(ri)(ri)期和流(liu)水(shui)(shui)號(hao)要寫全，便于追溯和管理。日(ri)(ri)期填(tian)(tian)制(zhi)要寫全年(nian)月(yue)日(ri)(ri)，如(ru)2004年(nian)2月(yue)1日(ri)(ri);流(liu)水(shui)(shui)號(hao)的(de)填(tian)(tian)制(zhi)必須按固(gu)定的(de)編號(hao)規則(ze)進行，流(liu)水(shui)(shui)號(hao)的(de)填(tian)(tian)寫位置在(zai)報(bao)表的(de)右上角。品證部推薦的(de)編號(hao)格式為(wei)：年(nian)份/月(yue)份/流(liu)水(shui)(shui)號(hao)，如(ru)2004年(nian)2月(yue)的(de)第15份報(bao)表的(de)流(liu)水(shui)(shui)號(hao)為(wei)04/02/015。
