實驗室內審員的作用與審核技巧
2018-09-29
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實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)內審(shen)員，除肩負內審(shen)任務(wu)外(wai)，往(wang)往(wang)還(huan)是本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)(guan)(guan)理體(ti)系(xi)(xi)建設的(de)骨干。不(bu)僅要對管(guan)(guan)(guan)理體(ti)系(xi)(xi)的(de)運(yun)行(xing)進行(xing)檢查、判(pan)定，還(huan)要對本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)(guan)(guan)理體(ti)系(xi)(xi)的(de)建立(li)和實(shi)施起著重(zhong)要的(de)支(zhi)持(chi)和推動作(zuo)用。
內(nei)部(bu)(bu)審(shen)(shen)核簡稱“內(nei)審(shen)(shen)”，是一(yi)種內(nei)部(bu)(bu)評(ping)價活動，這(zhe)種評(ping)價是通過內(nei)審(shen)(shen)員的審(shen)(shen)核工作完(wan)成的。實驗室的內(nei)審(shen)(shen)員，其發揮(hui)的作用(yong)及審(shen)(shen)核能力與素質如(ru)何(he)，直接影響一(yi)個實驗室內(nei)部(bu)(bu)管(guan)(guan)(guan)理體系審(shen)(shen)核的效果(guo)。實驗室認可的內(nei)審(shen)(shen)員，除肩負內(nei)審(shen)(shen)任務外，往往還(huan)是本(ben)實驗室管(guan)(guan)(guan)理體系建(jian)設(she)的骨干(gan)。實驗室的內(nei)審(shen)(shen)員，不僅(jin)要(yao)對管(guan)(guan)(guan)理體系的運行(xing)進(jin)行(xing)檢查、判定，還(huan)要(yao)對本(ben)實驗室認可管(guan)(guan)(guan)理體系建(jian)立和實施(shi)起著重(zhong)要(yao)的支持和推動作用(yong)。
監督作用
管理(li)體系(xi)的(de)(de)(de)運行(xing)(xing)需要持續地進行(xing)(xing)監督(du)，這樣(yang)才能有效、及時地發現問題并采取(qu)改進措施(shi)，這種持續監督(du)主(zhu)要是通過(guo)內(nei)審進行(xing)(xing)的(de)(de)(de)，而內(nei)審的(de)(de)(de)實(shi)施(shi)正是這支內(nei)審員(yuan)隊(dui)伍擔當的(de)(de)(de)。所(suo)以，從某種意(yi)義上說，內(nei)審員(yuan)對管理(li)體系(xi)的(de)(de)(de)有效運行(xing)(xing)起(qi)著監督(du)員(yuan)的(de)(de)(de)作用。
參謀作用(yong)
在內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)(yuan)發現某(mou)些不符(fu)合項(xiang)，要(yao)求受審(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)門(men)及(ji)時(shi)采取(qu)(qu)措施，對(dui)不符(fu)合項(xiang)進(jin)行(xing)處置，消(xiao)除產生不符(fu)合的(de)原因(yin)。此時(shi)，他(ta)必須向受審(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)門(men)解(jie)釋為(wei)什么這(zhe)是一(yi)不符(fu)合項(xiang)，這(zhe)樣對(dui)方才能針對(dui)不符(fu)合項(xiang)找出原因(yin)，采取(qu)(qu)措施。在受審(shen)(shen)(shen)(shen)部(bu)門(men)考(kao)慮糾(jiu)正措施時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)(yuan)可以(yi)提出一(yi)些改進(jin)意(yi)見(jian)供其選擇(ze)。當受審(shen)(shen)(shen)(shen)核部(bu)門(men)提出糾(jiu)正措施計劃(hua)時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)(yuan)應(ying)決定是否(fou)可以(yi)認可，并說明認可或不認可的(de)理由。在糾(jiu)正措施計劃(hua)實(shi)施時(shi)，內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)(yuan)要(yao)主動關心實(shi)施的(de)過程，必要(yao)時(shi)給予指導。這(zhe)一(yi)切都說明內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)(yuan)在內(nei)(nei)審(shen)(shen)(shen)(shen)工作中(zhong)，絕不僅僅是一(yi)個“裁判(pan)員(yuan)(yuan)(yuan)”，還應(ying)為(wei)改進(jin)管(guan)理體系想辦法、出主意(yi)，成為(wei)一(yi)名(ming)優秀的(de)“參謀”。
紐帶(dai)作用
內(nei)審(shen)員(yuan)在(zai)內(nei)審(shen)中與(yu)各部門的(de)員(yuan)工有著廣泛(fan)的(de)交流(liu)和(he)接觸，既可以收(shou)集(ji)員(yuan)工對質量管(guan)理方面的(de)意見、要(yao)求和(he)建議，通(tong)過質量負責人向(xiang)領導(dao)反映(ying)，又可以把(ba)領導(dao)層關于質量方面的(de)方針、政策和(he)意圖向(xiang)員(yuan)工傳(chuan)達、解釋和(he)貫徹，起一種溝通(tong)和(he)聯絡的(de)作用。
接口作用
由于(yu)內審(shen)員經常被派往分包方(fang)或供應商(shang)去(qu)進行第二(er)方(fang)審(shen)核，在審(shen)核中貫徹本(ben)實(shi)驗室對分包方(fang)或供應商(shang)的(de)要求，同時(shi)也(ye)可反映分包方(fang)的(de)實(shi)際情況(kuang)和(he)要求，起接(jie)口(kou)作(zuo)用。當到第三方(fang)現(xian)場評(ping)審(shen)時(shi)，內審(shen)員常常擔任聯絡員，從中了(le)解對方(fang)的(de)評(ping)審(shen)要求，評(ping)審(shen)方(fang)式和(he)方(fang)法，向質(zhi)量負(fu)責人或最高管理者反映，同時(shi)也(ye)可向對方(fang)介紹本(ben)實(shi)驗室的(de)實(shi)際情況(kuang)，起內外接(jie)口(kou)作(zuo)用。
帶頭作用(yong)
內審員(yuan)(yuan)在實驗(yan)室認(ren)可都有各自的(de)(de)本(ben)職工(gong)作(zuo)(zuo)。內審員(yuan)(yuan)的(de)(de)資(zi)格是經過(guo)專門培(pei)訓(xun)而(er)獲得(de)的(de)(de)，他們(men)經常參加內審活動，對該實驗(yan)室認(ren)可管理(li)(li)體(ti)系(xi)的(de)(de)要求有更深刻的(de)(de)了(le)解，更懂得(de)應該如何做好本(ben)職工(gong)作(zuo)(zuo)。所(suo)以內審員(yuan)(yuan)應以身(shen)作(zuo)(zuo)則，認(ren)真貫徹和執行(xing)有關管理(li)(li)體(ti)系(xi)的(de)(de)要求，在全體(ti)員(yuan)(yuan)工(gong)中起模范帶頭作(zuo)(zuo)用，成為貫徹實施(shi)管理(li)(li)體(ti)系(xi)的(de)(de)骨干。
內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)是(shi)本實驗室認(ren)可(ke)管(guan)理體(ti)系建設(she)的(de)骨干，要(yao)發揮自(zi)身的(de)作(zuo)(zuo)(zuo)用(yong)(yong)，就要(yao)提高自(zi)身的(de)能力，特別是(shi)現(xian)場(chang)(chang)審(shen)(shen)(shen)核時的(de)審(shen)(shen)(shen)核方(fang)式。內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)在審(shen)(shen)(shen)核中(zhong)可(ke)以采用(yong)(yong)多種(zhong)工作(zuo)(zuo)(zuo)方(fang)法，這(zhe)些方(fang)法往往是(shi)在工作(zuo)(zuo)(zuo)中(zhong)不斷積累起來(lai)的(de)，各人有(you)各人的(de)技(ji)巧(qiao)，從而(er)形(xing)成了(le)個人的(de)風格。即(ji)審(shen)(shen)(shen)核技(ji)巧(qiao)。內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)既然是(shi)客(ke)觀證據(ju)的(de)收集者，在現(xian)場(chang)(chang)審(shen)(shen)(shen)核中(zhong)主要(yao)的(de)手段就是(shi)看(kan)、問、聽和分(fen)析。內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)用(yong)(yong)來(lai)作(zuo)(zuo)(zuo)分(fen)析判斷的(de)基礎是(shi)各種(zhong)信息，而(er)信息是(shi)通過看(kan)、問、聽而(er)得來(lai)的(de)。這(zhe)里僅就最基本的(de)方(fang)法，做一簡(jian)單介紹：
一是少講、多(duo)看、多(duo)聽、多(duo)問。內(nei)審(shen)員在現場的(de)(de)時間有(you)限，而需要采集的(de)(de)信(xin)息量(liang)又很大。信(xin)息(客觀證(zheng)據)只能通(tong)過看、問、聽獲(huo)得，因(yin)此只有(you)少講才(cai)能多(duo)獲(huo)取信(xin)息。
二是選擇(ze)正確的(de)對象提問。問題應(ying)該向負(fu)責進行該項(xiang)質量活動的(de)部(bu)門或個人提出，而不(bu)應(ying)向無關的(de)部(bu)門或個人提問，否則就會文不(bu)對題，浪(lang)費時(shi)間。
三是(shi)正確提(ti)出問(wen)題。內審(shen)員(yuan)應明(ming)確地針(zhen)對要了解(jie)的(de)(de)問(wen)題提(ti)問(wen)，用不著(zhu)像商業或外(wai)交談判中(zhong)那樣采用旁(pang)敲側(ce)擊的(de)(de)方(fang)式，更(geng)不要提(ti)出外(wai)行或錯(cuo)誤的(de)(de)問(wen)題。在現場審(shen)核(he)過程中(zhong)，可采用封閉式和(he)開放式相結合的(de)(de)方(fang)法進(jin)行提(ti)問(wen)。
四是提(ti)問(wen)(wen)與(yu)索看(kan)相結合(he)。內審(shen)員在(zai)(zai)提(ti)問(wen)(wen)時經常會問(wen)(wen)及文件及實際執(zhi)行情況，這時可在(zai)(zai)提(ti)問(wen)(wen)中同(tong)時索取需要觀看(kan)的(de)文件或提(ti)出觀看(kan)現場(chang)，這樣就等于臨時又(you)增加了(le)一(yi)些檢查的(de)樣本，對(dui)檢查起了(le)補充作(zuo)用。問(wen)(wen)看(kan)結合(he)的(de)做法，既可使審(shen)核步(bu)步(bu)深入，又(you)可避免單純問(wen)(wen)答的(de)那種單調的(de)方式，比較有(you)效。
五是注(zhu)意觀察(cha)易被遺忘的(de)(de)角落。內審前各部門一(yi)定(ding)(ding)會做出相應(ying)的(de)(de)準(zhun)備，因此重點的(de)(de)文(wen)件(jian)框等(deng)一(yi)定(ding)(ding)會收(shou)拾得整整齊(qi)齊(qi)，但在某些地方常常會發現(xian)作(zuo)廢的(de)(de)文(wen)件(jian)、未經檢定(ding)(ding)校準(zhun)的(de)(de)儀表等(deng)等(deng)不該存放(fang)在現(xian)場的(de)(de)東西，所以觀察(cha)視野要開闊一(yi)些，檢查要細致些。
六(liu)是(shi)創造(zao)一(yi)個良好(hao)的(de)氣氛(fen)。為(wei)使審(shen)(shen)(shen)核順(shun)利進(jin)行(xing)(xing)，內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)應注(zhu)意(yi)創造(zao)一(yi)個良好(hao)的(de)氣氛(fen)，使審(shen)(shen)(shen)核成(cheng)為(wei)仿(fang)佛是(shi)在(zai)進(jin)行(xing)(xing)工作研究，而不(bu)使對(dui)方(fang)總(zong)感(gan)到自(zi)己是(shi)處(chu)于受(shou)(shou)審(shen)(shen)(shen)地位。為(wei)此，內審(shen)(shen)(shen)員(yuan)(yuan)應平等、和氣待(dai)人(ren)(ren)，注(zhu)意(yi)聽人(ren)(ren)說(shuo)話(hua)，認真記(ji)筆記(ji)，不(bu)時(shi)點頭、注(zhu)視、附(fu)和等方(fang)式對(dui)受(shou)(shou)審(shen)(shen)(shen)方(fang)談(tan)話(hua)表(biao)(biao)示感(gan)興(xing)趣等等。凡(fan)是(shi)要(yao)請對(dui)方(fang)出示文件或(huo)找一(yi)般(ban)工作人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)談(tan)話(hua)時(shi)，都應爭得對(dui)方(fang)領導(dao)的(de)同意(yi)。如發(fa)現(xian)了不(bu)符合項，要(yao)求受(shou)(shou)審(shen)(shen)(shen)方(fang)負責(ze)人(ren)(ren)認可時(shi)，要(yao)耐(nai)心說(shuo)明理由。如果對(dui)方(fang)態度粗(cu)暴，也不(bu)要(yao)與之爭吵，但仍然要(yao)以(yi)事(shi)實為(wei)依據(ju)，耐(nai)心討論。若發(fa)現(xian)自(zi)己錯了，要(yao)馬上承認，并表(biao)(biao)示歉意(yi)，只有這樣對(dui)待(dai)，才能使審(shen)(shen)(shen)核順(shun)利進(jin)行(xing)(xing)。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室認可(ke)內部的團結與建設。
八是(shi)保證(zheng)審核(he)(he)結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)效性(xing)。在設計(ji)檢查表時(shi)，要合理策(ce)劃(hua)樣(yang)(yang)本(ben)，保證(zheng)樣(yang)(yang)本(ben)的(de)代(dai)表性(xing)，從而(er)保證(zheng)審核(he)(he)結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)效性(xing)。在策(ce)劃(hua)編制(zhi)檢查表時(shi)，既要注意依據審核(he)(he)準則(ze)策(ce)劃(hua)查什(shen)么(me)，也要注意根(gen)據不(bu)同(tong)的(de)情況策(ce)劃(hua)更(geng)方便、有(you)效的(de)檢查方法以(yi)及(ji)合理的(de)樣(yang)(yang)本(ben)量。否則(ze)，到(dao)現場審核(he)(he)時(shi)由于工作緊張和時(shi)間有(you)限(xian)，審核(he)(he)方法和樣(yang)(yang)本(ben)量策(ce)劃(hua)不(bu)周，容易導致審核(he)(he)不(bu)充分，影響審核(he)(he)結(jie)果(guo)(guo)的(de)有(you)效性(xing)。
