檢測實驗室認可采購管理的那些事
2018-10-09
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檢測實(shi)驗室的服(fu)務和供應(ying)(ying)品的采(cai)購直接影響檢驗結(jie)果的準確性(xing)，實(shi)驗室應(ying)(ying)當對(dui)外購物(wu)品和相關服(fu)務進行有效地控制和管理，以保證檢驗結(jie)果的質量。
在當前嚴(yan)峻的(de)經濟環境(jing)下(xia)，質檢(jian)機構(gou)的(de)發展在新形勢、新要求、新壓力、新考驗面前如何(he)做到(dao)有新的(de)突破(po)、新跨(kua)越(yue)，是值得我們思(si)考的(de)問(wen)題。由于處在質檢(jian)機構(gou)檢(jian)驗工(gong)作(zuo)的(de)前沿，筆者想談談對檢(jian)測機構(gou)采購管理的(de)一些看法。
采購管理的(de)重(zhong)要性(xing)
在檢(jian)測(ce)工作(zuo)嚴峻的(de)(de)(de)(de)形勢下，檢(jian)測(ce)機構(gou)要(yao)立(li)于不敗之地(di)，必須依托現代化的(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)思想和手(shou)段，對(dui)資源(yuan)進行有(you)(you)(you)(you)效的(de)(de)(de)(de)整合，控(kong)制好每一個檢(jian)驗環節，保證檢(jian)驗工作(zuo)順利有(you)(you)(you)(you)序地(di)開(kai)展(zhan)，從而(er)保證檢(jian)驗數據(ju)的(de)(de)(de)(de)準(zhun)(zhun)確(que)有(you)(you)(you)(you)效。采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)作(zuo)為(wei)(wei)檢(jian)驗工作(zuo)的(de)(de)(de)(de)一個重(zhong)要(yao)環節，直接影(ying)響著檢(jian)測(ce)結果(guo)的(de)(de)(de)(de)準(zhun)(zhun)確(que)性(xing)，因(yin)此，切實做好采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)顯(xian)得尤(you)為(wei)(wei)重(zhong)要(yao)。采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)不是(shi)簡單的(de)(de)(de)(de)資料的(de)(de)(de)(de)收集、物品的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)、供(gong)(gong)方(fang)的(de)(de)(de)(de)選(xuan)擇，而(er)是(shi)一個有(you)(you)(you)(you)效的(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)過程，要(yao)有(you)(you)(you)(you)相應(ying)(ying)的(de)(de)(de)(de)采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)規程。實驗室資質(zhi)認定評審準(zhun)(zhun)則(ze)4.5條款也明確(que)指明了采(cai)購(gou)(gou)管(guan)理(li)的(de)(de)(de)(de)重(zhong)要(yao)性(xing)，檢(jian)測(ce)實驗室應(ying)(ying)建立(li)并保持對(dui)檢(jian)測(ce)或校準(zhun)(zhun)質(zhi)量有(you)(you)(you)(you)影(ying)響的(de)(de)(de)(de)服(fu)(fu)務(wu)(wu)相供(gong)(gong)應(ying)(ying)品的(de)(de)(de)(de)選(xuan)擇、購(gou)(gou)買、驗收和儲存等的(de)(de)(de)(de)程序，以確(que)保服(fu)(fu)務(wu)(wu)和供(gong)(gong)應(ying)(ying)品的(de)(de)(de)(de)質(zhi)量。
在(zai)當今(jin)市(shi)場(chang)競(jing)爭中(zhong)，形(xing)(xing)成(cheng)競(jing)爭優勢和核心競(jing)爭力的(de)(de)(de)已不再是(shi)(shi)那些有形(xing)(xing)的(de)(de)(de)儀(yi)器設備、實驗室、資(zi)本等(deng)(deng)資(zi)源(yuan)(yuan)，而是(shi)(shi)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)、人才、技術、市(shi)場(chang)、品牌形(xing)(xing)象等(deng)(deng)無(wu)(wu)形(xing)(xing)資(zi)源(yuan)(yuan)，如何做(zuo)好這些無(wu)(wu)形(xing)(xing)資(zi)源(yuan)(yuan)的(de)(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)和應(ying)用非常的(de)(de)(de)重要(yao)。合理(li)(li)有效地(di)采購管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)能(neng)夠通過(guo)維持基(ji)本的(de)(de)(de)供應(ying)商數量，來(lai)獲得(de)較低(di)的(de)(de)(de)價格和更好的(de)(de)(de)服(fu)務(wu)(wu)，減少采購時(shi)(shi)對(dui)供應(ying)商選擇的(de)(de)(de)額外成(cheng)本，并(bing)能(neng)及時(shi)(shi)有效地(di)供應(ying)相(xiang)應(ying)的(de)(de)(de)物品和服(fu)務(wu)(wu)，滿足需方的(de)(de)(de)應(ying)急、突發、意外等(deng)(deng)情況下的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)需要(yao)。此(ci)外，通過(guo)對(dui)供應(ying)商進(jin)行積極有效的(de)(de)(de)動態評(ping)價和管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)，能(neng)夠及時(shi)(shi)地(di)了(le)解供方的(de)(de)(de)物品和服(fu)務(wu)(wu)的(de)(de)(de)質(zhi)量狀況，合理(li)(li)選購所需供應(ying)品，確保有相(xiang)應(ying)的(de)(de)(de)售(shou)后服(fu)務(wu)(wu)保障，從而保證檢(jian)測過(guo)程(cheng)質(zhi)量受(shou)控，同(tong)時(shi)(shi)可(ke)以實現檢(jian)驗工(gong)作(zuo)效率和效益的(de)(de)(de)最大化。
采購管(guan)理(li)的現狀
1.缺(que)乏完善詳細的采購計劃(hua)
采購計劃是采購管理的一個首要環節。基(ji)層檢(jian)測實驗室普遍存(cun)在無(wu)采購計劃、采購計劃流(liu)于形式、口(kou)頭采購等(deng)問(wen)題(ti)，且采購計劃往往不能有效(xiao)地反映整年度(du)的采購所需(xu)，采購人(ren)員對(dui)采購重(zhong)要性的認識缺失。有些基(ji)層檢(jian)測機構往往是現需(xu)現買(mai)，無(wu)計劃性可言。
2.采購過程中缺乏有效的信(xin)息溝通
省(sheng)市級的(de)檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)機構會(hui)(hui)有相應的(de)采(cai)購(gou)部門，對于(yu)基(ji)層實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)，辦公室(shi)一般(ban)負(fu)責(ze)其檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)所需(xu)供應品(pin)和(he)服務的(de)具(ju)(ju)體(ti)采(cai)購(gou)工(gong)作(zuo)。由于(yu)檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)采(cai)購(gou)物品(pin)主要(yao)是儀器設備、化(hua)學試劑、實(shi)(shi)驗(yan)器材等(deng)，具(ju)(ju)有很(hen)(hen)強的(de)專(zhuan)業性和(he)技(ji)術性，采(cai)購(gou)人(ren)(ren)員(yuan)需(xu)要(yao)與質量負(fu)責(ze)人(ren)(ren)、技(ji)術負(fu)責(ze)人(ren)(ren)進行(xing)有效(xiao)的(de)溝通，明確供應品(pin)具(ju)(ju)體(ti)的(de)質量要(yao)求(qiu)以滿(man)(man)足檢(jian)(jian)(jian)驗(yan)所需(xu)。而實(shi)(shi)際工(gong)作(zuo)中(zhong)存在(zai)采(cai)購(gou)人(ren)(ren)員(yuan)為非(fei)專(zhuan)業人(ren)(ren)員(yuan)，存在(zai)認(ren)識真空區，容易對供應品(pin)的(de)相關信息理解(jie)失誤(wu)或者誤(wu)解(jie)，通常會(hui)(hui)出現采(cai)非(fei)所用、采(cai)購(gou)物品(pin)存在(zai)質量缺陷、采(cai)購(gou)不暢等(deng)問題，造成(cheng)資(zi)金浪費和(he)工(gong)作(zuo)延遲。此(ci)外，檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)的(de)基(ji)礎建設具(ju)(ju)有很(hen)(hen)強的(de)技(ji)術性和(he)專(zhuan)業性，由于(yu)資(zi)金和(he)其他(ta)方面的(de)原因，某些基(ji)層檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)機構存在(zai)非(fei)標準化(hua)建設和(he)購(gou)買情況，雖基(ji)本可以開展檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)工(gong)作(zuo)，但實(shi)(shi)質上不能滿(man)(man)足標準檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)的(de)基(ji)本要(yao)求(qiu)，對檢(jian)(jian)(jian)測(ce)(ce)(ce)實(shi)(shi)驗(yan)室(shi)的(de)長遠(yuan)發展造成(cheng)一定的(de)影響。
3.缺少(shao)對供應商的管理
采購相(xiang)(xiang)(xiang)關人(ren)(ren)缺乏對(dui)(dui)供應(ying)(ying)商的(de)選擇和(he)(he)評(ping)(ping)定(ding)(ding)(ding)過程，或(huo)者形(xing)式(shi)簡(jian)單，往(wang)往(wang)根據以往(wang)的(de)合作經驗(yan)，定(ding)(ding)(ding)點購買(mai)，對(dui)(dui)供應(ying)(ying)商的(de)具體資質(zhi)和(he)(he)基(ji)本(ben)(ben)情況未(wei)進(jin)行(xing)(xing)深入細致的(de)了(le)解和(he)(he)調查(cha)(cha)。特別(bie)(bie)是(shi)大型儀(yi)器設(she)備，資金量(liang)大，需(xu)要認真地選定(ding)(ding)(ding)供應(ying)(ying)商，通(tong)過調查(cha)(cha)研(yan)究或(huo)者實地考察，請教相(xiang)(xiang)(xiang)關的(de)專業技術人(ren)(ren)員(yuan)評(ping)(ping)定(ding)(ding)(ding)，最終選定(ding)(ding)(ding)最滿足檢驗(yan)要求的(de)供應(ying)(ying)商。對(dui)(dui)供應(ying)(ying)商的(de)相(xiang)(xiang)(xiang)關資質(zhi)資料要進(jin)行(xing)(xing)存檔(dang)，特別(bie)(bie)是(shi)儀(yi)器設(she)備供應(ying)(ying)方(fang)要查(cha)(cha)閱其(qi)計量(liang)認證(zheng)證(zheng)書，確(que)保儀(yi)器設(she)備質(zhi)量(liang)。采購人(ren)(ren)員(yuan)只是(shi)簡(jian)單地了(le)解供應(ying)(ying)商相(xiang)(xiang)(xiang)關產品資料即下(xia)達采購計劃，或(huo)者同行(xing)(xing)業推薦(jian)購買(mai)，未(wei)對(dui)(dui)供應(ying)(ying)商作詳(xiang)細的(de)調查(cha)(cha)研(yan)究報(bao)告。采購形(xing)式(shi)多(duo)為詢價采購，缺乏有效的(de)供應(ying)(ying)商選擇和(he)(he)評(ping)(ping)定(ding)(ding)(ding)過程，比價流于(yu)形(xing)式(shi)，存在盲區。此外(wai)，后(hou)期對(dui)(dui)供應(ying)(ying)商未(wei)進(jin)行(xing)(xing)有效地跟蹤評(ping)(ping)價和(he)(he)管(guan)理，缺少合格供應(ying)(ying)方(fang)基(ji)本(ben)(ben)檔(dang)案，不能及(ji)時有效地對(dui)(dui)供應(ying)(ying)品的(de)質(zhi)量(liang)進(jin)行(xing)(xing)動態監控。
4.缺少有效的(de)驗收記錄(lu)和后期(qi)跟蹤(zong)
采購(gou)物品(pin)(pin)往往只是簡單的(de)清點(dian)數量和(he)查看包裝(zhuang)是否完好，缺(que)乏(fa)詳(xiang)細的(de)驗收記錄，缺(que)少采購(gou)物品(pin)(pin)具體(ti)的(de)購(gou)置日期(qi)(qi)、價格、生產商(shang)、發票(piao)、廠家聯系方式、主配(pei)件、售(shou)后(hou)服務等采購(gou)信息(xi)，不利于供應品(pin)(pin)的(de)日常管理和(he)后(hou)期(qi)(qi)維護(hu)。
5.采購工作缺(que)少監(jian)督(du)制(zhi)衡機制(zhi)
實驗室物資采(cai)購(gou)往(wang)往(wang)掌(zhang)握在一個(ge)(ge)部門或者幾(ji)個(ge)(ge)人甚至一個(ge)(ge)人的手里，由一人制(zhi)定(ding)采(cai)購(gou)計劃，又一人去(qu)采(cai)購(gou)物資，缺乏有力的監督和(he)制(zhi)約(yue)機制(zhi)。在采(cai)購(gou)行為中，與供(gong)應(ying)商(shang)建立良好的個(ge)(ge)人關系(xi)固然重要，長此以(yi)往(wang)，就會(hui)產生(sheng)對某些特(te)定(ding)供(gong)應(ying)商(shang)的依賴(lai)，不(bu)利(li)于尋找(zhao)新的更好的供(gong)應(ying)商(shang)，在采(cai)購(gou)工作中還會(hui)出現不(bu)正(zheng)之風，影響(xiang)正(zheng)常的物資采(cai)購(gou)工作。
改進措施
檢測實驗(yan)室(shi)的采(cai)購(gou)管(guan)理(li)(li)，主要是(shi)采(cai)購(gou)計劃管(guan)理(li)(li)、供(gong)應商(shang)管(guan)理(li)(li)、供(gong)應品驗(yan)收(shou)管(guan)理(li)(li)三個(ge)方(fang)面，它們是(shi)科學(xue)(xue)管(guan)理(li)(li)的主要出發點(dian)，也是(shi)實現科學(xue)(xue)管(guan)理(li)(li)的關鍵。
1.采(cai)購計劃的管理
檢測(ce)實驗(yan)室采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)管理很(hen)重(zhong)要(yao)(yao)(yao)的(de)(de)(de)一個(ge)環(huan)(huan)節(jie)是采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃，基層(ceng)往往缺乏詳細(xi)的(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃，大多數(shu)流(liu)于口頭傳達相(xiang)關負責人(ren)(ren)或(huo)者詢(xun)價采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)。采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申請書是采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)的(de)(de)(de)第一個(ge)環(huan)(huan)節(jie)，實驗(yan)室技(ji)術(shu)(shu)人(ren)(ren)員(yuan)要(yao)(yao)(yao)及(ji)時有效(xiao)地掌握(wo)本(ben)實驗(yan)室的(de)(de)(de)基本(ben)供應(ying)品和服務需求(qiu)情(qing)況，做好日(ri)常工作(zuo)及(ji)突(tu)發和應(ying)急情(qing)況下(xia)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)需求(qiu)信(xin)息的(de)(de)(de)匯總，在(zai)保證滿足(zu)工作(zuo)所需的(de)(de)(de)前(qian)提(ti)下(xia)，對全年的(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)量(liang)(liang)進行(xing)預測(ce)，制(zhi)定出詳實有效(xiao)合理的(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申請，以(yi)書面報(bao)告形(xing)式上報(bao)質量(liang)(liang)負責人(ren)(ren)審閱，并且及(ji)時反饋給采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)部門(men)。采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)人(ren)(ren)員(yuan)根據技(ji)術(shu)(shu)人(ren)(ren)員(yuan)提(ti)供的(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申請編制(zhi)詳細(xi)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)計劃，有條不紊地分階段開(kai)展采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)工作(zuo)，每次采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)要(yao)(yao)(yao)編制(zhi)詳細(xi)的(de)(de)(de)采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)申請書，要(yao)(yao)(yao)有采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)物品的(de)(de)(de)名稱(cheng)、型號、質量(liang)(liang)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)等信(xin)息，涉及(ji)技(ji)術(shu)(shu)性問題(ti)的(de)(de)(de)要(yao)(yao)(yao)及(ji)時與技(ji)術(shu)(shu)和質量(liang)(liang)負責人(ren)(ren)進行(xing)溝通和確(que)認(ren)，確(que)保購(gou)(gou)(gou)(gou)置物品的(de)(de)(de)質量(liang)(liang)滿足(zu)要(yao)(yao)(yao)求(qiu)，最后報(bao)請主(zhu)管審批后，開(kai)始購(gou)(gou)(gou)(gou)置，并保存相(xiang)關采(cai)(cai)(cai)(cai)購(gou)(gou)(gou)(gou)資(zi)料。
2.供應商的管理(li)
檢(jian)(jian)(jian)測(ce)機構應該建(jian)立健全(quan)服務和(he)供(gong)(gong)應品管理程序，對(dui)影響檢(jian)(jian)(jian)驗結(jie)果的因素進(jin)行(xing)分析，對(dui)分布在抽樣(yang)、樣(yang)品流轉及處置、檢(jian)(jian)(jian)測(ce)檢(jian)(jian)(jian)驗設備、人員、方法、設施和(he)環(huan)境，使(shi)用的消耗材(cai)料(liao)和(he)試(shi)劑等諸(zhu)多(duo)方面的影響因素進(jin)行(xing)控制(zhi)，尤其需(xu)要獲取供(gong)(gong)應影響檢(jian)(jian)(jian)驗結(jie)果的標準物質(zhi)、試(shi)劑盒消耗材(cai)料(liao)等供(gong)(gong)應品的供(gong)(gong)應商(shang)的資(zi)(zi)質(zhi)證明和(he)經(jing)營(ying)范(fan)(fan)圍(wei)(能力)材(cai)料(liao)，至少包括法人資(zi)(zi)格、營(ying)業執照副(fu)本、批準生產經(jing)營(ying)范(fan)(fan)圍(wei)、質(zhi)量(liang)保證等材(cai)料(liao)，對(dui)供(gong)(gong)應商(shang)進(jin)行(xing)合格評(ping)價(jia)，列出(chu)合格供(gong)(gong)應商(shang)名錄，并對(dui)影響檢(jian)(jian)(jian)驗結(jie)果的標準物質(zhi)、試(shi)劑和(he)消耗材(cai)料(liao)等供(gong)(gong)應品進(jin)行(xing)采購、技術驗收、有(you)效性核查、安全(quan)保管、保留相關記錄。
供應(ying)商的(de)選(xuan)擇和(he)(he)(he)(he)評(ping)定直接關系檢測工作(zuo)的(de)質(zhi)量，所以必須對其(qi)(qi)經(jing)過嚴格的(de)資(zi)質(zhi)評(ping)定。質(zhi)量負責(ze)(ze)人、技術負責(ze)(ze)人負責(ze)(ze)核實供應(ying)商的(de)基本信息，對其(qi)(qi)資(zi)質(zhi)的(de)有效(xiao)(xiao)性、經(jing)營范圍等方面(mian)進(jin)行詳細的(de)評(ping)定，多(duo)方調查和(he)(he)(he)(he)核查，評(ping)定合格供方名單，并要(yao)對其(qi)(qi)進(jin)行動(dong)態評(ping)價(jia)和(he)(he)(he)(he)管(guan)理。建立供方基本檔案，有效(xiao)(xiao)地進(jin)行管(guan)理。每次供應(ying)活動(dong)有相應(ying)的(de)記(ji)錄和(he)(he)(he)(he)評(ping)價(jia)，及時有效(xiao)(xiao)地記(ji)錄和(he)(he)(he)(he)反饋(kui)信息。對出現的(de)質(zhi)量問(wen)題進(jin)行控制和(he)(he)(he)(he)解決。
3.供應品的(de)驗收管理
采購(gou)的(de)(de)(de)物(wu)品(pin)(pin)或設(she)(she)(she)備(bei)要(yao)(yao)有詳(xiang)細的(de)(de)(de)驗(yan)收(shou)記(ji)錄，并可(ke)查(cha)詢，一(yi)(yi)方面清點物(wu)品(pin)(pin)是否滿足實驗(yan)所需(xu)，更重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)是檢(jian)驗(yan)供應品(pin)(pin)的(de)(de)(de)質(zhi)(zhi)量(liang)，對(dui)供應品(pin)(pin)的(de)(de)(de)有效性進行核查(cha)，保證直接影響檢(jian)驗(yan)結果的(de)(de)(de)供應品(pin)(pin)的(de)(de)(de)質(zhi)(zhi)量(liang)。對(dui)于(yu)儀器設(she)(she)(she)備(bei)要(yao)(yao)建(jian)立(li)詳(xiang)細的(de)(de)(de)設(she)(she)(she)備(bei)購(gou)置和驗(yan)收(shou)記(ji)錄，包括(kuo)具體的(de)(de)(de)購(gou)置時間、型(xing)號(hao)、價值、安裝調試狀況等，便(bian)于(yu)后(hou)期開(kai)展工作，確保每一(yi)(yi)項物(wu)品(pin)(pin)都(dou)有據可(ke)查(cha)。驗(yan)收(shou)報(bao)告要(yao)(yao)及時反饋(kui)技術負責(ze)人，通過質(zhi)(zhi)量(liang)負責(ze)人審核后(hou)，方可(ke)投(tou)入使用，保存(cun)設(she)(she)(she)備(bei)驗(yan)收(shou)檔案。
