一位資深質量經理總結的供應商現場審核，講透了！
2019-12-26
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關于供應商(shang)現場審核，這(zhe)篇文章把(ba)這(zhe)個(ge)問題(ti)講透了，非常值(zhi)得分(fen)享。趕緊來看看。
有經(jing)驗(yan)的審核(he)員是在(zai)與客(ke)戶接觸的那一刻，就(jiu)進入了審核(he)狀態。比如：
去機場或火車站(zhan)接你(ni)的司機，就是(shi)你(ni)的信息來(lai)源，聊天(tian)是(shi)最(zui)好的審核(he)方式。企(qi)業的(de)生意好(hao)壞、工人招聘的(de)難度、管(guan)理層的(de)變動等，司(si)機天天接(jie)來送(song)往，本身就(jiu)是個情(qing)報站，從他們嘴(zui)里(li)可以了解企(qi)業的(de)經(jing)營狀態。
如果去接你的(de)人(ren)(ren)還(huan)有供應商對口部門(men)的(de)人(ren)(ren)（如質量部），在車上聊(liao)公(gong)司的(de)經營狀況，一是可以(yi)(yi)打破一路的(de)沉悶(men)，二是可以(yi)(yi)拉近雙方(fang)的(de)距離。
我曾(ceng)經說過：“車上和(he)飯(fan)桌上，是審核(he)開始的第一(yi)現場，客戶的經營狀況與管理行為關系密切(qie)。業(ye)(ye)績(ji)好的時候(hou)會掩蓋一(yi)些問題(ti)，而業(ye)(ye)績(ji)差(cha)的時候(hou)暴(bao)露出來的問題(ti)會很(hen)多(duo)。”
在審核前最好向對方提供審(shen)核計(ji)劃（但(dan)與(yu)前面提到的審(shen)核計(ji)劃不(bu)是一回事，這是指對某個(ge)供應商的審(shen)核安排），讓供應商(shang)安(an)排(pai)好相應的人，做好審核現場的接待工(gong)作。
在審核計劃中主要包(bao)含的信息(xi)有：時(shi)間、部門、關注的活動、相關人員等。
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。
我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供(gong)應商的(de)管理(li)層、各個部門(men)的(de)負(fu)責人(ren)、現場協助(zhu)引導人(ren)員等。它是審核(he)組（員）與供應商關于本次審核(he)目(mu)的、方(fang)式、安排的重要溝通活動。
我建議在審核計劃中一(yi)定要標明被審核方的總經理要出(chu)席，如果(guo)有(you)事(shi)請(qing)要提前告知(zhi)審核組。
我發現由于(yu)許多(duo)審核(he)員沒(mei)有做(zuo)過(guo)管理工作(zuo)，或只做(zuo)過(guo)基層管理者(zhe)，他們沒(mei)有與總(zong)經理打交道(dao)的(de)經驗，遇到后心里發怵。當(dang)對(dui)方提到總經理(li)有事參加(jia)不了首次會(hui)議(yi)時，自己往往如釋重負。殊不知(zhi)質量管理屬于經(jing)營戰略，是(shi)老板(ban)的事(shi)，而(er)不是(shi)部門經(jing)理的事(shi)情(qing)。
中國(guo)引進ISO9001差不(bu)多(duo)有(you)20年，但為什(shen)么大多(duo)數企(qi)業沒有(you)理解這個標準的(de)精(jing)髓？
我認為主要是審核員(yuan)的切入點讓老(lao)板們有一個錯覺(jue)：ISO9001就(jiu)是為了拿到一張證書(shu)，而非提(ti)高(gao)管理效率的工具。
記得有一(yi)年我在(zai)(zai)東莞的(de)一(yi)家(jia)食品企業審核，這家(jia)企業已經在(zai)(zai)同行業中(zhong)銷量(liang)排名(ming)第(di)二。老板家住深圳(zhen)，每天(tian)到公(gong)司的時間基本上是10點以后。
我在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次(ci)(ci)會議(yi)，這次(ci)(ci)是(shi)否必須(xu)要參加？我告訴她：“老(lao)板(ban)如果確(que)實有其他(ta)重要的事(shi)情參加不(bu)了，請他(ta)寫請假條。”
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”
在質量體系推動方面(mian)，老板的權重最大，我用(yong)數字比喻為(wei)占50%以上。
因此，審核員一定要(yao)利用各種機會讓老板知道質量(liang)、食品安全(quan)管理(li)體系的(de)推(tui)動是(shi)(shi)他的(de)事(shi)情(qing)，不是(shi)(shi)情(qing)誼贊(zan)助，而(er)是(shi)(shi)身體力行(xing)參(can)與落地。
會議內容
首次會(hui)議的(de)時(shi)間控(kong)制在30分鐘左右，主角應該(gai)是審(shen)核組（員）而(er)非供應商。
一(yi)般來(lai)講先由審核組(zu)（員）來(lai)介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等(deng)。然后(hou)才是供應(ying)商介紹各個部(bu)門負(fu)責(ze)人和公司基本情況。
首次會議結束，要有一個現場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。
1.現場(chang)參觀的(de)兩(liang)個目的(de)
我一般(ban)安排的(de)(de)時間是1個小時甚(shen)至(zhi)更長(chang)的(de)(de)時間，它的(de)(de)目的(de)(de)是對被審核現場(chang)有(you)一個大致(zhi)的(de)(de)了解。
我在首次會議上(shang)常(chang)常(chang)開玩笑地對老板(ban)說：“現場參觀完，審核就可以結束了。”
因為我選(xuan)擇的(de)地方(fang)都是老板很少光顧的(de)，如門衛、倉庫、污水(shui)站、垃圾房(fang)、維修間等，當(dang)看到這(zhe)些現場(chang)的(de)人(ren)員，工作(zuo)狀態非(fei)常松(song)懈(xie)的(de)話，那生產車(che)間管(guan)理(li)的(de)再好，我也給整(zheng)體得分打個(ge)大(da)折。
管理(li)的(de)細節不是在(zai)生產(chan)產(chan)品的(de)車間(jian)，而是在(zai)門(men)衛、倉庫、維修間(jian)、鍋(guo)爐房、污水站(zhan)等這些地方。
它們似(si)乎與產品離著(zhu)很(hen)遠(yuan)，但管理活動的要求(qiu)應該是一樣的。
想(xiang)想(xiang)看(kan)行(xing)政經(jing)理的(de)工(gong)資會比生產經(jing)理或質量(liang)經(jing)理的(de)工(gong)資低嗎？
如果不低，那對管理能(neng)力的要(yao)求就應該(gai)是一樣(yang)的。如果行政經(jing)(jing)理(li)(li)、工程經(jing)(jing)理(li)(li)與(yu)生產經(jing)(jing)理(li)(li)的(de)(de)能(neng)力一(yi)樣，而車間外的(de)(de)地方(fang)管(guan)理(li)(li)的(de)(de)一(yi)塌糊涂，那你看到的(de)(de)生產車間內的(de)(de)管(guan)理(li)(li)狀況，可(ke)能(neng)就是他(ta)們(men)特意為(wei)你準(zhun)備(bei)的(de)(de)。
莊子在(zai)(zai)回答東郭子關于道的問題時，用“每下愈(yu)況”來解釋道無所不在(zai)(zai)。
如(ru)何判斷豬的(de)肥瘦，有經驗的(de)屠(tu)夫是從豬腳向上摸(mo)。如果豬腳肥(fei)，那(nei)么(me)豬就肥(fei)。
有經(jing)驗的(de)審核員也是通(tong)過(guo)管理(li)的(de)細節(jie)，來判斷供應商的(de)管理(li)水平和能力的(de)。
另(ling)外(wai)由于食品安全與工(gong)程設計有極大的(de)關系，它能夠(gou)體現一(yi)家企業對食品安全設計的(de)理解，所以現場參觀的(de)另(ling)外(wai)一(yi)個目的(de)就是看看圍墻、門窗、屋脊(ji)、道(dao)路(lu)、草坪、布局等，是否符合(he)GMP要(yao)求(qiu)。
在(zai)倉庫參(can)觀的(de)(de)時候，可以看(kan)看(kan)到(dao)貨和發貨的(de)(de)情況，在(zai)庫房內可以找一個1周(zhou)左右(you)的(de)(de)產品做追溯演練(lian)。在現場走(zou)一圈也可以順便檢(jian)查了蟲害管理設施。
當由多人組成(cheng)的審(shen)核小組時，現場參觀是唯一(yi)(yi)一(yi)(yi)次審(shen)核組對(dui)某(mou)一(yi)(yi)管(guan)理(li)活(huo)動，發表各自意見的機(ji)會。這對統(tong)一審(shen)核思路、理清審(shen)核重點、做追(zhui)溯信息的準備都有(you)很大幫助。
現場參觀前要讓供(gong)應商提供(gong)四張(zhang)圖：
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現場參(can)觀(guan)后，小組可以(yi)進(jin)行10-15分鐘的討論(lun)，確定審核重點和(he)現場取樣方式(shi)。
為了(le)提醒審核員在參觀時注意的事項，在《供應商檢查表》中對現場參觀的內(nei)容可(ke)以進行如下描述：
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大門（人、物）出(chu)入(ru)登記管理(li)：姓名(ming)、聯(lian)絡方式、車號；
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監(jian)視探頭布(bu)局(ju)：關鍵區(qu)域（露天(tian)存(cun)放成品/原料、大(da)門(men)、成品庫(ku)門(men)、原料庫(ku)門(men)）；
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廠區道路、草坪；
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污水站、垃圾站、配電(dian)站、鍋爐房、維修(xiu)車間；蟲(chong)害控制：鼠站完好、誘餌(er)缺(que)失；
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原料庫：蟲害管(guan)理、標(biao)識(shi)、燈(deng)、門、窗、溫濕 度、電線（無私拉）、遮光、禁用區；
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冷庫：溫度(du)記錄方(fang)式（手工、自動）；
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成品庫(ku)：盡可能選(xuan)擇一周左(zuo)右生產的已放行產品，記錄(lu)產品名稱、規格、班次、批號、產品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手(shou)工；
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生產線（最好走(zou)參觀走(zou)廊）：更(geng)衣(yi)室/更(geng)衣(yi)柜、衛生(sheng)間、洗手(shou)設施。
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
在審核過程中，需要三組進行信(xin)息傳(chuan)遞(di)，如：
1.A組需要將部分信息(xi)傳遞(di)給B組（體系文件）
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可追溯信息的完整(zheng)性(xing)與召回報告(gao)（證(zheng)據對(dui)比(bi)）
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成品、原料檢驗方法管(guan)理
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檢驗人員資(zi)質(zhi)管理
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產品、原料技術規范(fan)管(guan)理(li)
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記(ji)錄(lu)管理（CCP、清潔、產品檢驗、原(yuan)料(liao)檢驗）
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環境監控計劃(hua)
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糾正(zheng)預防措施
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設備維修(xiu)、保養計劃
2.C組需要將部(bu)分(fen)信息傳遞給B組（現場評估(gu)）
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本(ben)批號成品(pin)所有原料是(shi)否有拒用？
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原料倉庫的FIFO（先進先出）
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臺賬與批號(hao)是否符(fu)合(he)情況？
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標識管(guan)理（批(pi)號、數量、入庫日期）
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狀態管理（待檢、放行、拒用、銷毀）
這樣的審核(he)安排(pai)基于以下幾個原則(ze)：
質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯（如下圖）。
在(zai)倉庫中剛剛生產1周左右(you)的產品(pin)，可(ke)能(neng)還沒有(you)到(dao)消費者手(shou)中，或者即使到(dao)了(le)消費者手(shou)中，還沒有(you)發生（或沒有(you)得到(dao)）投訴報告。
因此對投訴管理的驗證，需要(yao)用更早批次(ci)的產品(pin)進行。
1.A組(zu)審核員(yuan)的審核流程與重(zhong)點
A組審核員在(zai)現場參(can)觀時，已經用相機拍攝了追溯產品的(de)“品名、規格、生產批號(hao)”等信息(xi)（在(zai)包(bao)裝箱外側(ce)就有這些信息(xi)）。
回(hui)到辦公室，向供應商(shang)(shang)提出要求(qiu)，提供與這個產品相關的信息（見《供應商(shang)(shang)管理(li)（7）供應商(shang)(shang)現(xian)場(chang)審核（中）》。
建議A組審核員將與這個批次產品相關的所有信息按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。
2.B組(zu)審核員的審核流程與重點(dian)
A組(zu)審核(he)員(yuan)在(zai)對信息的完整性進(jin)行確(que)認時(shi)，B組(zu)審核(he)員(yuan)要求客戶(hu)提供與(yu)產(chan)品(pin)記錄或報(bao)告相關的管理依據。
找(zhao)產(chan)品(pin) > 找(zhao)記錄 > 找(zhao)依據 > 找(zhao)疏漏 > 找(zhao)問(wen)題 > 找(zhao)風險
相(xiang)對來講對B組(zu)審核員能力的要(yao)求(qiu)要(yao)高一些，他（她）還要(yao)對幾(ji)個非常重要(yao)的報(bao)告進(jin)行確認和驗(yan)證(zheng)：
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
先看一看參加管理評審的都是哪些人？
最高管(guan)理(li)者、各個部門(men)的一(yi)把手。
凡是與分錢相關的事，就是(shi)企業最(zui)大的事。有(you)人可能說不對，分責任(ren)、分任(ren)務、定目標應該是(shi)最(zui)大的事。但這些(xie)事的前提(ti)是(shi)，巧婦難為(wei)無米之炊，沒錢干(gan)個屁事。
所以當(dang)我(wo)看(kan)管理評審報告時(shi)，我(wo)先看(kan)看(kan)總經理是否出(chu)席，然后看(kan)各位部門總監(jian)都說了些(xie)什么問題，最后就是行(xing)動計(ji)劃是否有(you)預算。
有些企業(ye)看我打的分非常低，有些不(bu)服氣，我告(gao)訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
就(jiu)如同一個(ge)國家的人大會議，成為一出(chu)鬧劇時，這個(ge)國家一定處于極大的風險(xian)之中。
因此(ci)，幾頁紙(zhi)的(de)管(guan)(guan)理評(ping)審報告(gao)，已經代表(biao)了這家企(qi)業的(de)質量、食品安全(quan)管(guan)(guan)理體(ti)系的(de)策劃、運行、檢查、改進的(de)水平了。
老(lao)馬(ma)建議看管理評(ping)審(shen)報告(gao)不要只看當年的，一定要看過去三年的報告(gao)。做縱(zong)向比較，看這家供(gong)應商(shang)管理體系的發(fa)展(zhan)歷程和轉(zhuan)折。
內審(shen)報告是管理評(ping)審(shen)報告的(de)部分輸入。
但目前(qian)許多(duo)企業內審(shen)流于形式，審(shen)核員仍然處在“手中(zhong)有劍，心中(zhong)無劍”的(de)水平。為(wei)管(guan)理層(ceng)提供的(de)報(bao)告，只(zhi)是糾纏于某一個操作行為(wei)，而(er)非對(dui)系統進行風(feng)險(xian)評估，這(zhe)顯然是管(guan)理層(ceng)不(bu)感興趣(qu)的(de)問題。
可以在組織設計中進行(xing)策劃，讓(rang)各個部門(men)的總監成為內(nei)審員。每(mei)次(ci)審(shen)核(he)的(de)時候，由總監(jian)擔任各個審(shen)核(he)組(zu)的(de)組(zu)長(chang)。
在(zai)審核中(zhong)試圖拋開檢查表，到(dao)一(yi)個業務部門可(ke)以從這幾(ji)個問題問起。
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為什么需要這個部門？
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為什么需要這個崗(gang)位？
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這個部(bu)門(men)的主(zhu)要業務流(liu)程是什么？
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這個部門或崗位的(de)主要責任是什(shen)么？
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影響到(dao)你(ni)部門工作效率的原因是什么？
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你與(yu)其他部門發(fa)生(sheng)的主要沖(chong)突是什么？
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你如何解(jie)決沖突并開始有(you)實施計劃(hua)？
當你將這些(xie)問題告訴總經理時(shi)，我猜(cai)想他會樂瘋了。因為這是他的痛(tong)點，是他天天睡不著覺(jue)的問題，如果你(ni)(ni)幫他想到了(le)發(fa)現(xian)問題和解決問題的方法，你(ni)(ni)還愁他不給你(ni)(ni)提職、漲工資嗎？
其(qi)他(ta)重(zhong)要(yao)的管理(li)程序
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HACCP計(ji)劃
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PRP目錄
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蟲害管(guan)理程序
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放行管(guan)理(li)程序
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不(bu)合格管理(li)程序
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糾正預防管理程序
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投訴管(guan)理程序
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追(zhui)溯管理程序
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召回(hui)管理(li)程序
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危機(ji)管理程序
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實驗室(shi)管理程序
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員工培訓管理程(cheng)序
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協助在現場提供證據。
3.C組審(shen)核(he)員的審(shen)核(he)流程(cheng)與重點
在現場執行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。
因為無論(lun)你(ni)文件寫的好壞(huai)，最重要的是現場表現如何。現場執行審核的人，只要記住五個字(zi)，就基本(ben)上不會抓瞎。
人：是(shi)否經過充分的培訓才執行生產任務(wu)
機：設備維修保養(yang)能否達到保證生產(chan)的(de)目的(de)
料：原料（產品）的管理狀態(tai)
法：方法是否能(neng)夠(gou)保證一線人(ren)員(yuan)理解(jie)管理要求(qiu)，并得到有效(xiao)執(zhi)行
環：設(she)施和周圍環境是否適于食品(pin)生產對衛生的要求
三組審核員需要在(zai)末次(ci)會議之(zhi)前，進行(xing)討(tao)論。
針對操(cao)作性問題，找流程本身的問題。如果(guo)解決(jue)了責任和方(fang)法，但仍然解決(jue)不(bu)了問題的重復發生，那可能(neng)就是(shi)制度問題了。而制度問題往往與機制設(she)計(ji)相關(guan)，到這(zhe)個層(ceng)次(ci)基本(ben)上就能夠(gou)判斷企業的系統(tong)風險管(guan)理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。
三(san)組討(tao)論(lun)后，就需(xu)要向被審核(he)(he)方報(bao)告(gao)審核(he)(he)發現和審核(he)(he)報(bao)告(gao)了。
