實驗室記錄文件的存檔管理
2018-08-02
作者：
瀏覽數(shu)：1612
記錄(lu)是(shi)(shi)(shi)闡明實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)所(suo)取得的(de)(de)結果(guo)或者提供所(suo)完成某(mou)項活(huo)動的(de)(de)證據(ju)文(wen)件，它是(shi)(shi)(shi)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)所(suo)從(cong)事的(de)(de)活(huo)動的(de)(de)再現性(xing)、可溯性(xing)以及見(jian)證性(xing)的(de)(de)反(fan)(fan)映，尤其是(shi)(shi)(shi)對于實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)審(shen)核，不論是(shi)(shi)(shi)內審(shen)還是(shi)(shi)(shi)外審(shen)，記錄(lu)查(cha)看(kan)是(shi)(shi)(shi)審(shen)核的(de)(de)一(yi)個(ge)重要手(shou)段之(zhi)(zhi)一(yi)，而且(qie)審(shen)核人員通過(guo)查(cha)閱實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)的(de)(de)記錄(lu)文(wen)件，能夠(gou)很好(hao)地了解(jie)實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)的(de)(de)日常運作情況(kuang)。除了滿足審(shen)核要求外，記錄(lu)也是(shi)(shi)(shi)反(fan)(fan)映實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)質量管(guan)理、技術能力的(de)(de)證據(ju)之(zhi)(zhi)一(yi)，做好(hao)記錄(lu)文(wen)檔的(de)(de)管(guan)理，也便于實(shi)(shi)驗(yan)(yan)(yan)室(shi)對自身的(de)(de)宣(xuan)傳(chuan)。
記錄(lu)管理工作的意義
記(ji)錄(lu)(lu)(lu)是(shi)實驗(yan)(yan)室活(huo)動的(de)(de)反(fan)映(ying)，而(er)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)則(ze)是(shi)實驗(yan)(yan)室質(zhi)量管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)水(shui)平的(de)(de)反(fan)映(ying)。如果實驗(yan)(yan)室記(ji)錄(lu)(lu)(lu)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)混亂，即(ji)使實驗(yan)(yan)室存在很好(hao)的(de)(de)硬件(jian)設施和資源，沒(mei)(mei)有(you)足(zu)夠(gou)的(de)(de)數據記(ji)錄(lu)(lu)(lu)作(zuo)(zuo)為支撐、溯源，沒(mei)(mei)有(you)良(liang)好(hao)的(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)文檔的(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)，也會限(xian)制了其(qi)技(ji)術水(shui)平的(de)(de)發展。由此可見(jian)，記(ji)錄(lu)(lu)(lu)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)對于實驗(yan)(yan)室的(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)是(shi)多么的(de)(de)重要。那么如何做好(hao)實驗(yan)(yan)室的(de)(de)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)呢?可以(yi)從記(ji)錄(lu)(lu)(lu)文件(jian)的(de)(de)檢(jian)索、存取、存檔、維護(hu)以(yi)及清理(li)(li)等工(gong)作(zuo)(zuo)入(ru)手，以(yi)規范記(ji)錄(lu)(lu)(lu)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)工(gong)作(zuo)(zuo)。
記錄(lu)存檔的分類(lei)
根據文(wen)(wen)檔(dang)(dang)的(de)(de)載位(wei)類型不(bu)(bu)同，可(ke)以(yi)分為紙質文(wen)(wen)檔(dang)(dang)類和電子文(wen)(wen)檔(dang)(dang)類。紙質文(wen)(wen)檔(dang)(dang)具有(you)原始(shi)性(xing)(xing)、不(bu)(bu)易(yi)修改的(de)(de)優(you)點，但易(yi)破(po)損、占(zhan)(zhan)據空(kong)間較大;而電子文(wen)(wen)檔(dang)(dang)比起紙質文(wen)(wen)檔(dang)(dang)占(zhan)(zhan)據空(kong)間較小、易(yi)保存(cun)，但記(ji)錄(lu)內容(rong)易(yi)修改、文(wen)(wen)件易(yi)丟失。對(dui)(dui)于不(bu)(bu)同載體的(de)(de)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)，實驗室(shi)(shi)應當根據其特點有(you)針對(dui)(dui)性(xing)(xing)地區別管理，以(yi)達到盡可(ke)能(neng)全(quan)面地保存(cun)實驗室(shi)(shi)活動(dong)的(de)(de)重(zhong)要記(ji)錄(lu)、資料(liao)以(yi)及(ji)規(gui)定保存(cun)期限內的(de)(de)所有(you)技術記(ji)錄(lu)的(de)(de)目的(de)(de)。
記錄的檢(jian)索(suo)
實(shi)驗(yan)室文檔(dang)、記錄(lu)種類繁多，當實(shi)驗(yan)室需(xu)要(yao)(yao)對檢測(ce)(ce)過程(cheng)進行記錄(lu)追(zhui)溯(su)(su)，尤其是對不符(fu)合檢測(ce)(ce)工(gong)作情況進行調查(cha)、追(zhui)溯(su)(su)時(shi)，對于記錄(lu)的快速、準確(que)查(cha)找則顯得十分重要(yao)(yao)。為了應對能夠(gou)快速、準確(que)查(cha)詢記錄(lu)、文檔(dang)的需(xu)求，這要(yao)(yao)求文檔(dang)管(guan)理員建(jian)立良(liang)好(hao)的實(shi)驗(yan)室文檔(dang)檢索體系，以便(bian)能夠(gou)在短時(shi)間(jian)內滿(man)足資料翻閱、追(zhui)溯(su)(su)的要(yao)(yao)求，并根據(ju)文檔(dang)的增減(jian)情況進行維護。
1.檢索目錄的建(jian)立
檢(jian)索(suo)目(mu)錄(lu)(lu)(lu)的建立(li)，是以(yi)方(fang)(fang)便文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)員能夠清晰(xi)了解到實驗(yan)室資(zi)(zi)料保(bao)有類(lei)(lei)別(bie)的基本情(qing)況，且有效地(di)指引(yin)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)員使其能夠快速、準確地(di)查(cha)找(zhao)所需的文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)資(zi)(zi)料。因此，文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)員可根(gen)據文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)類(lei)(lei)型的分(fen)類(lei)(lei)，建立(li)主(zhu)檢(jian)索(suo)目(mu)錄(lu)(lu)(lu)，如質量記錄(lu)(lu)(lu)類(lei)(lei)、技(ji)術(shu)記錄(lu)(lu)(lu)類(lei)(lei)、體系(xi)文(wen)(wen)件類(lei)(lei)等;再(zai)對各類(lei)(lei)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)進(jin)行內容細分(fen)、歸類(lei)(lei)，根(gen)據細分(fen)情(qing)況設立(li)次(ci)檢(jian)索(suo)目(mu)錄(lu)(lu)(lu);然后再(zai)按時(shi)間順序(xu)再(zai)設立(li)下層檢(jian)索(suo)目(mu)錄(lu)(lu)(lu)，通過先關鍵(jian)詞再(zai)時(shi)間順序(xu)的方(fang)(fang)式結合建立(li)檢(jian)索(suo)目(mu)錄(lu)(lu)(lu)體系(xi)，則有利于(yu)文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)員掌握文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)主(zhu)體情(qing)況。當然也(ye)要求文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)管(guan)理(li)員業務能力較(jiao)強，能夠較(jiao)專業地(di)對文(wen)(wen)檔(dang)(dang)(dang)進(jin)行分(fen)類(lei)(lei)。
2.檢索目錄的維護(hu)
隨著實驗室的(de)(de)發展(zhan)以及(ji)數(shu)據(ju)的(de)(de)不斷積累，文(wen)檔的(de)(de)類別(bie)(bie)也有所更新(xin)，文(wen)檔管(guan)理員應當定期根據(ju)實際(ji)存檔情(qing)況(kuang)，對檢索目錄進行維護，主要為(wei)時間順序方面進行維護，但當文(wen)檔類別(bie)(bie)有增減的(de)(de)情(qing)況(kuang)下也應更新(xin)維護。
記錄的建檔、存(cun)取及維護
1.記錄的建檔(dang)
實驗室(shi)常見的(de)記(ji)錄(lu)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)的(de)方式(shi)(shi)有:全(quan)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)以及(ji)預(yu)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)。全(quan)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)是(shi)指(zhi)(zhi)當(dang)(dang)所有的(de)記(ji)錄(lu)收集完畢(bi)后(hou)再進(jin)行建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)，這(zhe)樣的(de)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)方式(shi)(shi)能(neng)夠確保檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)中的(de)記(ji)錄(lu)完整(zheng)性，但(dan)是(shi)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)的(de)及(ji)時(shi)性會有所滯后(hou)，在建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)之前記(ji)錄(lu)文檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)會顯得零散;預(yu)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)是(shi)指(zhi)(zhi)在記(ji)錄(lu)未收集前提前建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)，當(dang)(dang)記(ji)錄(lu)形成時(shi)可以即(ji)時(shi)歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)，該方式(shi)(shi)使得記(ji)錄(lu)在歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)時(shi)能(neng)夠集中，但(dan)要(yao)(yao)求(qiu)(qiu)歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)人員對(dui)實驗室(shi)情況較為熟悉，且(qie)業務能(neng)力要(yao)(yao)求(qiu)(qiu)較高(gao)，需(xu)要(yao)(yao)對(dui)預(yu)建(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)內容記(ji)錄(lu)做到全(quan)程(cheng)跟蹤才能(neng)保證記(ji)錄(lu)的(de)完整(zheng)性。
2.記錄的存取(qu)
實(shi)驗(yan)室應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)建立(li)良好(hao)的存取制度，對于文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)交接做好(hao)規定(ding)(ding)，使得記(ji)錄(lu)產生(sheng)方(fang)、文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)借閱(yue)方(fang)與文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管理員都(dou)能明確責任與流程規定(ding)(ding)，以便執(zhi)行(xing)。同(tong)時(shi)各方(fang)也(ye)應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)規范執(zhi)行(xing)，記(ji)錄(lu)產生(sheng)方(fang)應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)在規定(ding)(ding)的時(shi)限(xian)內將(jiang)所產生(sheng)的記(ji)錄(lu)交到文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管理員歸(gui)檔(dang)(dang);文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)借閱(yue)方(fang)在借閱(yue)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)后按(an)時(shi)歸(gui)還(huan)(huan);文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管理員應(ying)(ying)(ying)當(dang)(dang)做好(hao)登(deng)記(ji)工(gong)作(zuo)(zuo)，定(ding)(ding)期檢查(cha)是否(fou)有缺漏(lou)文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)件，對于未能及時(shi)歸(gui)還(huan)(huan)的文(wen)(wen)(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)必(bi)須做好(hao)提醒催收工(gong)作(zuo)(zuo)。
3.記錄的維護
實驗室(shi)應(ying)當(dang)設(she)立良好(hao)的(de)(de)文(wen)檔儲存(cun)設(she)施，使得文(wen)檔得到保(bao)護，避免因(yin)文(wen)檔損毀而影響查(cha)閱。對于紙質文(wen)檔，應(ying)當(dang)做好(hao)防(fang)潮、防(fang)火、防(fang)蟲、防(fang)盜等防(fang)護工作;對于電(dian)子文(wen)檔，應(ying)當(dang)做好(hao)防(fang)磁(ci)、防(fang)盜、防(fang)黑(hei)客等工作，定(ding)期(qi)檢查(cha)電(dian)子文(wen)檔載體使用的(de)(de)有效(xiao)性以(yi)及(ji)電(dian)子記(ji)錄(lu)傳輸、保(bao)存(cun)的(de)(de)完(wan)整性。建議實驗室(shi)設(she)立專(zhuan)門位置放置實驗室(shi)文(wen)檔資料(liao)，對于文(wen)檔資料(liao)放置區域建立嚴格的(de)(de)控制規(gui)程，文(wen)檔管(guan)理員在質量負(fu)責(ze)人(ren)的(de)(de)指導及(ji)授(shou)權下專(zhuan)人(ren)專(zhuan)管(guan)。
記錄的清理(li)
實(shi)(shi)(shi)驗室每日(ri)均有(you)記錄(lu)產(chan)生，且隨著時間的(de)(de)進展記錄(lu)文檔也不斷增加，但不論為紙質(zhi)文檔還是電子文檔，其儲存空間畢竟有(you)限(xian)，因(yin)此實(shi)(shi)(shi)驗室應(ying)當(dang)定期清(qing)理(li)過期的(de)(de)、失(shi)去繼續保(bao)(bao)存意(yi)義的(de)(de)記錄(lu)，清(qing)理(li)出有(you)效的(de)(de)空間以確保(bao)(bao)日(ri)后記錄(lu)文檔的(de)(de)存檔需要。實(shi)(shi)(shi)驗室應(ying)當(dang)建立文檔清(qing)理(li)制度，根(gen)據準則要求以及自身(shen)記錄(lu)保(bao)(bao)存需要，設定記錄(lu)的(de)(de)保(bao)(bao)存期限(xian)。實(shi)(shi)(shi)驗室也應(ying)當(dang)對記錄(lu)進行識別，識別出可清(qing)理(li)記錄(lu)以及需保(bao)(bao)存記錄(lu)，待清(qing)理(li)銷毀之記錄(lu)在銷毀前應(ying)當(dang)做好登記，并得到管(guan)理(li)人員(yuan)的(de)(de)審批下才能進行清(qing)理(li)、銷毀。
