1.儀器設(she)備(bei)檔案需要(yao)放哪些內容

　　儀器設備檔案的(de)記(ji)錄應至少應包括以下八(ba)個方(fang)面的(de)內容(rong):

　　(1)設備(bei)及其軟(ruan)件的識別;

　　(2)制造商名稱、型(xing)號、出廠(chang)編號;

　　(3)對設備(bei)是否符合規范的核查;

　　(4)儀器設備存(cun)放的位置;

　　(5)制造商的(de)說明(ming)書(shu)，或指明(ming)其存(cun)放(fang)地點;

　　(6)所有檢定/校準、核(he)查報告和證(zheng)書;

　　(7)設(she)備維(wei)(wei)護(hu)計劃(hua)以及維(wei)(wei)護(hu)記錄;

　　(8)設備的任何損壞、故障、改裝(zhuang)或修(xiu)理(li)。

　　儀器設(she)備(bei)檔(dang)案管理(li)是一個(ge)動態、持(chi)續的過(guo)程。儀器設(she)備(bei)檔(dang)案包(bao)括儀器設(she)備(bei)的采購(gou)、驗收、使用、維護(hu)、維修等(deng)環節形成的文件材料，能夠準確地、完(wan)整的反映設(she)備(bei)從采購(gou)到報廢整個(ge)過(guo)程的狀態信息(xi)。

　　2.儀器設(she)備檔案(an)管理中(zhong)存在的問(wen)題

　　2.1檔案管(guan)理制度不完善

　　部分檢驗(yan)檢測實驗(yan)室(shi)沒有(you)根(gen)據(ju)自身(shen)情況(kuang)，創建有(you)效(xiao)的儀器(qi)設備檔案管(guan)理制度，明確相關(guan)部門(men)以及人員職責，缺(que)乏有(you)效(xiao)的檔案管(guan)理監(jian)管(guan)機制。

　　2. 2檔(dang)案管理(li)意識不強(qiang)

　　儀(yi)器(qi)設備檔案(an)管理意識不(bu)強，主要體現在部(bu)分檢驗檢測實(shi)驗室，雖然制定(ding)了相應的(de)檔案(an)管理規程(cheng)，但(dan)因對儀(yi)器(qi)設備檔案(an)管理工(gong)作的(de)重要性認識不(bu)足，導致相關制度形同虛設，儀(yi)器(qi)設備檔案(an)工(gong)作落(luo)實(shi)不(bu)到位。

　　2. 3檔案管理人員隊伍力量薄弱

　　目前，部(bu)分(fen)實(shi)驗室(shi)的(de)(de)(de)儀(yi)(yi)器使用(yong)部(bu)門(men)都(dou)沒(mei)有設(she)置儀(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管(guan)理(li)(li)員。部(bu)分(fen)實(shi)驗室(shi)雖然(ran)在(zai)儀(yi)(yi)器使用(yong)部(bu)門(men)設(she)置了儀(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管(guan)理(li)(li)員，但由于缺乏檔案(an)管(guan)理(li)(li)專業知(zhi)識、不(bu)清(qing)楚究竟應該怎(zen)樣進行設(she)備(bei)檔案(an)管(guan)理(li)(li)工(gong)(gong)作(zuo)，無法正確的(de)(de)(de)、及時(shi)地收集(ji)、整(zheng)理(li)(li)和歸檔儀(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)資(zi)料。另外，實(shi)驗人員流動變化大，有時(shi)候(hou)會存在(zai)因交接不(bu)到(dao)位(wei)而(er)導致(zhi)檔案(an)工(gong)(gong)作(zuo)脫節(jie)的(de)(de)(de)現象。

　　2. 4檔案(an)利用(yong)率低

　　目前儀器設備(bei)檔(dang)(dang)案(an)的一個(ge)比(bi)較大的問題(ti)是檔(dang)(dang)案(an)材料(liao)(liao)收(shou)(shou)集不全(quan)，常常檔(dang)(dang)案(an)材料(liao)(liao)只收(shou)(shou)集了儀器設備(bei)招標采購(gou)及驗(yan)收(shou)(shou)相關材料(liao)(liao)，隨后使用過(guo)程(cheng)中形成的檢定/校準/核(he)查、期間核(he)查、維(wei)護、維(wei)修、甚至(zhi)改動(dong)材料(liao)(liao)收(shou)(shou)集不完全(quan)或(huo)未收(shou)(shou)入檔(dang)(dang)案(an)。

　　另外，因大部(bu)分檢驗(yan)檢測實驗(yan)室的儀器設備檔(dang)案(an)管理，還基本停(ting)留在紙質(zhi)材料的階段(duan)，檔(dang)案(an)查詢不方便。

　　3.針對儀器檔(dang)案管理問題的解決對策

　　針對儀器(qi)設(she)備檔(dang)案管(guan)理存在(zai)的問題，檢(jian)驗檢(jian)測(ce)機構(gou)可(ke)采取以下(xia)對策:

　　3. 1完善制度(du)，規范儀器設備檔(dang)案管理

　　檢(jian)驗檢(jian)測實(shi)驗室根據自身情況創(chuang)建(jian)有(you)效的(de)(de)儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)制度，規范儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)。例如，制定嚴(yan)格的(de)(de)檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)操作(zuo)程序，規范儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)材(cai)料的(de)(de)收集、立卷歸(gui)(gui)檔(dang)、利用、銷(xiao)毀(hui)等工作(zuo)流程，統一設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)記錄格式(shi)，明(ming)確歸(gui)(gui)檔(dang)內容、歸(gui)(gui)檔(dang)時間(jian)、檔(dang)案(an)(an)存放場(chang)地的(de)(de)環境(jing)設(she)(she)(she)(she)施要求、儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備使用及(ji)管(guan)(guan)理(li)部門的(de)(de)任務分工、儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)員崗位職責等等。此外，檢(jian)驗檢(jian)測實(shi)驗室還應制定監督和(he)考核機制，以便(bian)對儀(yi)器(qi)設(she)(she)(she)(she)備檔(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)進行檢(jian)查(cha)和(he)督促。

　　3. 2提高儀器設備(bei)檔案重要(yao)性的認(ren)識

　　首先，需(xu)要(yao)(yao)檢(jian)驗(yan)(yan)檢(jian)測實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)的(de)領導(dao)帶頭提高(gao)對(dui)儀(yi)(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)重要(yao)(yao)性(xing)的(de)認識，了解儀(yi)(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管理(li)(li)對(dui)于(yu)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)管理(li)(li)的(de)重要(yao)(yao)作用。其次(ci)，實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)可通過(guo)培訓、貼宣傳資(zi)料等方式，有針對(dui)性(xing)地宣傳檔案(an)意義(yi)及(ji)本(ben)實(shi)驗(yan)(yan)室(shi)儀(yi)(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管理(li)(li)的(de)體(ti)系(xi)文(wen)件，普(pu)及(ji)儀(yi)(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管理(li)(li)知(zhi)識，提升員工儀(yi)(yi)(yi)器設(she)備(bei)檔案(an)管理(li)(li)意識。

　　3. 3加強儀器設備檔案管理人員隊(dui)伍(wu)建設

　　儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)從招標(biao)采購到報廢，周期很長，期間涉(she)及多部門(men)、人員，因此做好儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)檔案(an)管(guan)(guan)理(li)工作(zuo)(zuo)需要相(xiang)關部門(men)合(he)力才能完成。檢驗檢測實驗室可(ke)以(yi)組建一支(zhi)由儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)管(guan)(guan)理(li)部門(men)總管(guan)(guan)，儀(yi)(yi)(yi)器使用部門(men)派(pai)人協助(zhu)的(de)儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)檔案(an)管(guan)(guan)理(li)隊伍(wu)。利用各部門(men)在儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)檔案(an)管(guan)(guan)理(li)中(zhong)分工的(de)不(bu)同，有機協調(diao)地進行儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)檔案(an)的(de)建立到銷毀(hui)整個過程的(de)收(shou)集(ji)、歸(gui)檔工作(zuo)(zuo)，實現儀(yi)(yi)(yi)器設(she)(she)(she)備(bei)的(de)動態管(guan)(guan)理(li)。

　　定期組織人員(yuan)進(jin)行檔(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)學習(xi)及培(pei)訓，強(qiang)化人員(yuan)儀器(qi)設備檔(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)能力，加深各個部門的(de)儀器(qi)設備檔(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)對自身崗位職責的(de)理(li)解，比如，儀器(qi)管(guan)(guan)理(li)部門的(de)檔(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)，應積(ji)極主(zhu)動與(yu)儀器(qi)使(shi)用(yong)(yong)部門的(de)檔(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)員(yuan)進(jin)行聯系(xi)(xi)，及時收集并(bing)歸檔(dang)儀器(qi)設備在安裝調試(shi)及使(shi)用(yong)(yong)過程中產生的(de)一(yi)系(xi)(xi)列記錄(lu)資料。

　　組織應(ying)制定適當崗位激(ji)勵(li)政策，提高儀(yi)器設備檔(dang)案(an)管理員工(gong)作的(de)積極(ji)性。

　　3. 4建立動(dong)態(tai)的儀(yi)器設備臺(tai)賬

　　儀(yi)器(qi)設(she)備檔案(an)(an)管理(li)的(de)最終目(mu)的(de)是為了有(you)效(xiao)地利用(yong)檔案(an)(an)。檢驗(yan)(yan)檢測實驗(yan)(yan)室需建立可以實時更新的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備臺賬(zhang)，尤其是電子臺賬(zhang)，方便(bian)使用(yong)者(zhe)查閱(yue)及統(tong)計儀(yi)器(qi)相關信(xin)息(xi)(xi)。臺賬(zhang)信(xin)息(xi)(xi)包括(kuo)儀(yi)器(qi)設(she)備的(de)名(ming)稱、型號、生產廠家、出廠編號、使用(yong)部門、購(gou)置日期(qi)、固定資產編號、采購(gou)價(jia)格(ge)、檢定/校準/核(he)查、期(qi)間核(he)查、儀(yi)器(qi)運行狀態、是否已報(bao)廢(fei)、檔案(an)(an)借閱(yue)情況等信(xin)息(xi)(xi)，隨時可以應對各項報(bao)表，包括(kuo)經常統(tong)計的(de)固定資產總價(jia)值、報(bao)廢(fei)的(de)設(she)備統(tong)計總表等。

　　3. 5嚴(yan)格檔案的(de)借閱制度

　　為了保證儀器(qi)(qi)設備檔(dang)案資(zi)料(liao)的完好(hao)，應建立嚴(yan)格的檔(dang)案借用(yong)(yong)(yong)、歸(gui)還(huan)、交(jiao)接驗收制(zhi)度，避(bi)免其丟失。經常使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)的儀器(qi)(qi)設備的操(cao)作(zuo)手(shou)冊等隨(sui)機技術文件，在辦(ban)理歸(gui)檔(dang)手(shou)續(xu)后(hou)(hou)，可復(fu)印相關(guan)材料(liao)給使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)部門:如果復(fu)印比(bi)較(jiao)困難(nan)的，可在使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)部門辦(ban)理檔(dang)案借閱(yue)登記后(hou)(hou)，將相關(guan)材料(liao)長(chang)期保存在使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)部門，由(you)使(shi)(shi)用(yong)(yong)(yong)部門派(pai)專人保管。

　　3. 6推進(jin)儀器設備檔案數字化(hua)管(guan)理(li)

　　隨(sui)著計算(suan)機技(ji)術(shu)、通(tong)信(xin)技(ji)術(shu)以(yi)及互(hu)聯網(wang)技(ji)術(shu)的飛速發(fa)展(zhan)，傳統的檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)模式(shi)也遇(yu)到了嚴峻的挑戰(zhan)。在(zai)滿(man)足實(shi)(shi)(shi)驗室管(guan)(guan)理(li)體系(xi)對(dui)儀器(qi)設備檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)的要(yao)(yao)求的前提(ti)下(xia)，檢驗檢測實(shi)(shi)(shi)驗室要(yao)(yao)充分(fen)利(li)用(yong)現代技(ji)術(shu)改(gai)造傳統的檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)方式(shi)，可根據(ju)自身(shen)實(shi)(shi)(shi)際情況利(li)用(yong)電子科技(ji)技(ji)術(shu)，開發(fa)建立儀器(qi)設備檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數字信(xin)息數據(ju)庫(ku)，包含儀器(qi)設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用(yong)記錄、溯源等(deng)儀器(qi)設備檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信(xin)息模塊，完善儀器(qi)設備檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統，逐(zhu)步實(shi)(shi)(shi)現儀器(qi)設備檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)的數字化(hua)、網(wang)絡化(hua)，從而提(ti)高檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的利(li)用(yong)率，滿(man)足使用(yong)者快捷地查詢各種設備儀器(qi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)資(zi)料的實(shi)(shi)(shi)際需要(yao)(yao)。