實驗室記錄一般分為質量記錄和技術記錄兩大類。

1.質量記錄：指實驗(yan)室(shi)管理體系活動中(zhong)所產生的記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)。包括但不限(xian)于(yu)管理評(ping)審記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、內(nei)部審核(he)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、合同評(ping)審記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、合格供應商評(ping)價(jia)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、投訴(su)和申訴(su)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、糾正措施(shi)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、預防措施(shi)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、人員培(pei)訓(xun)考(kao)核(he)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、質量監(jian)督員監(jian)督記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、文(wen)件發放(fang)記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)、文(wen)件修改記(ji)(ji)(ji)(ji)(ji)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)及會議簽到。

2.技術記錄:進(jin)行檢(jian)(jian)測所得的(de)數(shu)據和信息(xi)的(de)積累。它們表(biao)(biao)明檢(jian)(jian)測是否達到了規定(ding)的(de)質量(liang)或規定(ding)的(de)過(guo)程參數(shu)。可(ke)包括表(biao)(biao)格、合同、核查表(biao)(biao)、工作筆記、內外(wai)部檢(jian)(jian)測報告及客戶信函等。

記(ji)錄(lu)一般以(yi)表格(ge)形式出現,此外也有(you)文(wen)字形式,必要(yao)時(shi)還有(you)實物樣品(pin)、照(zhao)片(pian)、錄(lu)音、錄(lu)像和磁盤(pan)等,可貯存于任(ren)何形式的(de)(de)載(zai)體(ti)上(shang),或以(yi)上(shang)載(zai)體(ti)的(de)(de)組合(he)。記(ji)錄(lu)的(de)(de)承載(zai)媒(mei)(mei)體(ti)可以(yi)包(bao)括紙張、磁媒(mei)(mei)體(ti)、電子(zi)媒(mei)(mei)體(ti)、光盤(pan)、照(zhao)片(pian)及樣品(pin)等。

總體要求

根據質(zhi)量(liang)手冊和(he)程(cheng)(cheng)(cheng)序文件以及可追溯性要求(qiu),對管理體系中所需(xu)要的(de)(de)記錄進行(xing)規(gui)劃,同(tong)時,對表(biao)(biao)格的(de)(de)標記、編目、格式(shi)、表(biao)(biao)名(ming)內容、審批程(cheng)(cheng)(cheng)序以及記錄要求(qiu)做出統一規(gui)定。在編制程(cheng)(cheng)(cheng)序文件的(de)(de)同(tong)時,分(fen)別制定與(yu)各程(cheng)(cheng)(cheng)序相適應的(de)(de)記錄表(biao)(biao)格,必(bi)要時可將表(biao)(biao)格附在程(cheng)(cheng)(cheng)序文件后面(mian)。

記錄的充(chong)分性與(yu)有效性

記(ji)錄(lu)應當(dang)盡(jin)可能全(quan)面(mian)反映產品形(xing)成過程和(he)(he)結(jie)果(guo)以及質量管理(li)體系的運行(xing)狀態和(he)(he)效(xiao)果(guo),為質量管理(li)和(he)(he)質量保(bao)證(zheng)工(gong)作提供必要的信息。但(dan)并不意(yi)味(wei)著記(ji)錄(lu)越多(duo)越好(hao),原(yuan)則是“做有(you)痕、追有(you)蹤(zong)、查有(you)據”,體現客觀、規(gui)范、準確、及時(shi)的精神。

記錄(lu)的標(biao)準化

記(ji)錄的(de)方式、格(ge)式、載體、用筆、裝(zhuang)訂、字體等均應標準(zhun)化(hua)、規(gui)范化(hua)、文件化(hua)。格(ge)式統(tong)一(yi),便于填制,也便于統(tong)計和分析,同(tong)時也為進(jin)一(yi)步使用計算(suan)機進(jin)行信(xin)息管理打下基礎。記(ji)錄的(de)填寫必須規(gui)范、正(zheng)確、清楚,以滿足證實與質(zhi)量改進(jin)的(de)需要。

記錄的(de)實用性(xing)

在(zai)確(que)定(ding)每一記錄(lu)的內容時,應考慮記錄(lu)的實用性,歸檔和(he)保存要(yao)(yao)(yao)符合規定(ding)要(yao)(yao)(yao)求(qiu),保證記錄(lu)檢索(suo)方便,信(xin)息共享。不能(neng)為質量管理和(he)質量保證提供證據的信(xin)息,不應體現在(zai)記錄(lu)中。記錄(lu)格式設(she)計既要(yao)(yao)(yao)包括充分的信(xin)息內容,也(ye)要(yao)(yao)(yao)盡量減少記錄(lu)人員的書(shu)寫(xie)工作量。

記錄的真(zhen)實性和準確性

只有記(ji)(ji)錄(lu)真實(shi)準(zhun)確地記(ji)(ji)載信息,才能為(wei)開展質(zhi)量管理和(he)質(zhi)量保證提供科學的依據。記(ji)(ji)錄(lu)的失(shi)真、失(shi)實(shi)、模糊不清都將失(shi)去使用價值,甚至會造(zao)成產品質(zhi)量失(shi)控(kong)和(he)領(ling)導決策的失(shi)誤(wu)。為(wei)此,在(zai)確定記(ji)(ji)錄(lu)的格式(shi)和(he)內容(rong)時易于貯存、查閱、分析和(he)控(kong)制,應對記(ji)(ji)錄(lu)的標識做出明確規定,必要時,制定記(ji)(ji)錄(lu)的管理程序(xu)。

名(ming)稱(cheng)、編號、記錄(lu)(lu)的(de)時間、記錄(lu)(lu)的(de)地點(dian)、記錄(lu)(lu)人(ren)(ren)員(yuan)的(de)簽名(ming)。記錄(lu)(lu)的(de)項(xiang)(xiang)目按(an)先后順序(xu)排列,一般包括項(xiang)(xiang)目名(ming)稱(cheng)、實際數據(ju)或活動紀(ji)實等(deng)。記錄(lu)(lu)人(ren)(ren)員(yuan)的(de)評(ping)論或評(ping)價、記錄(lu)(lu)人(ren)(ren)員(yuan)的(de)判定依(yi)據(ju)、其他(ta)需記錄(lu)(lu)的(de)事(shi)項(xiang)(xiang)。檢(jian)(jian)驗原始(shi)記錄(lu)(lu)要(yao)根據(ju)產品標(biao)準中檢(jian)(jian)驗方法、方法標(biao)準或作(zuo)業指(zhi)導(dao)書的(de)要(yao)求,逐項(xiang)(xiang)設(she)計檢(jian)(jian)測原始(shi)記錄(lu)(lu)表格,內容設(she)計應包括標(biao)準或作(zuo)業指(zhi)導(dao)書中規定應記錄(lu)(lu)的(de)所有信(xin)息。

格式(shi)設計

記(ji)錄無固(gu)定格(ge)式(shi),很難給出一個(ge)統一的(de)(de)模(mo)(mo)式(shi),根據需(xu)要(yao)設定。在(zai)符合(he)要(yao)求的(de)(de)基礎(chu)上,結(jie)合(he)自身(shen)需(xu)要(yao)來(lai)確定記(ji)錄的(de)(de)格(ge)式(shi)與(yu)內容,記(ji)錄的(de)(de)數(shu)量也會因(yin)機構性(xing)質(zhi)和規模(mo)(mo)的(de)(de)不(bu)(bu)同而存在(zai)差異(yi),不(bu)(bu)可(ke)(ke)盲(mang)目照搬別(bie)人的(de)(de)記(ji)錄格(ge)式(shi)。在(zai)日常工作中所用的(de)(de)記(ji)錄可(ke)(ke)采用加注(zhu)編號的(de)(de)方(fang)式(shi)予以標識,不(bu)(bu)需(xu)要(yao)加蓋受控章(zhang)。

審(shen)核批準(zhun)

匯總所有記(ji)錄(lu)表(biao)格組織有關(guan)部門、人員(yuan)進行審(shen)核(he)。審(shen)核(he)的(de)重(zhong)點(dian)是(shi)從管理體系整體性(xing)出(chu)發,在各表(biao)格間的(de)內在聯系和協調性(xing)、表(biao)式的(de)統(tong)一性(xing)和內容的(de)完整性(xing)。審(shen)核(he)并做相應(ying)的(de)修改后,報(bao)主(zhu)管領導批準。

匯編成冊

將所有表樣統一(yi)編(bian)號受控,匯編(bian)成冊發布執行。必要(yao)時,對某(mou)些(xie)較為復雜的(de)記(ji)錄表格要(yao)規定填寫要(yao)求或說(shuo)明(ming)。

格式更改(gai)

實驗室(shi)有關(guan)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)對記錄格式有修(xiu)改(gai)(gai)(gai)建議(yi)時(shi)(shi)應書(shu)面提出,采納后(hou)由原(yuan)起(qi)草部(bu)門(men)統一更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai),經(jing)原(yuan)審(shen)(shen)批(pi)(pi)人(ren)(ren)(ren)審(shen)(shen)核(he)、批(pi)(pi)準。原(yuan)審(shen)(shen)核(he)、批(pi)(pi)準人(ren)(ren)(ren)調(diao)離崗位時(shi)(shi),由接替其工作(zuo)的(de)人(ren)(ren)(ren)員(yuan)審(shen)(shen)核(he)、批(pi)(pi)準。文(wen)(wen)(wen)件(jian)更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)應發出文(wen)(wen)(wen)件(jian)更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)通知單。文(wen)(wen)(wen)件(jian)更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)通知單應載明(ming)更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)通知單號、更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)文(wen)(wen)(wen)件(jian)的(de)名稱(cheng)、更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)內容、更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)實施日期,更(geng)(geng)改(gai)(gai)(gai)人(ren)(ren)(ren)、審(shen)(shen)核(he)人(ren)(ren)(ren)和批(pi)(pi)準人(ren)(ren)(ren)簽字。

在ISO等國(guo)際組織1993年聯合頒(ban)布《測(ce)量(liang)(liang)(liang)不(bu)確定度(du)表(biao)示指南（GUM）》以前，我國(guo)計量(liang)(liang)(liang)系(xi)統(tong)在計量(liang)(liang)(liang)檢(jian)定規程(cheng)和檢(jian)定系(xi)統(tong)表(biao)制(zhi)定、計量(liang)(liang)(liang)基標(biao)準(zhun)建立、標(biao)準(zhun)物(wu)質定值、計量(liang)(liang)(liang)標(biao)準(zhun)考核(he)等工作中廣泛(fan)應用的是測(ce)量(liang)(liang)(liang)誤差(cha)理(li)論。GUM的頒(ban)布為全球測(ce)量(liang)(liang)(liang)不(bu)確定度(du)評定與表(biao)示提出(chu)了通(tong)用方法，后來又推出(chu)包括蒙特卡(ka)洛法（MCM）等補充性(xing)文(wen)件(jian)。