記(ji)錄(lu)是記(ji)載過(guo)(guo)程(cheng)狀(zhuang)態和過(guo)(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的文件，是質(zhi)量(liang)管(guan)理體(ti)系文件的一(yi)個重(zhong)要(yao)組成(cheng)部分。所謂過(guo)(guo)程(cheng)狀(zhuang)態主要(yao)針對產品質(zhi)量(liang)的形成(cheng)過(guo)(guo)程(cheng)和體(ti)系的運行過(guo)(guo)程(cheng)，而過(guo)(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)則是指體(ti)系運行效果(guo)和產品滿(man)足質(zhi)量(liang)要(yao)求的程(cheng)度。根(gen)據記(ji)錄(lu)的上述特性，記(ji)錄(lu)在組織的質(zhi)量(liang)管(guan)理體(ti)系中發(fa)揮著(zhu)重(zhong)要(yao)的作用。

記錄的設計和編制意義

記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。//magnumcos.com/

真實準確的記載(zai)質(zhi)量信息(xi)，才能(neng)為有效(xiao)地(di)運(yun)行(xing)組織的質(zhi)量管理體(ti)系并實現持續(xu)改進提供可(ke)靠(kao)的依據，因(yin)此(ci)，在確定(ding)記錄的格式(shi)和內(nei)容的同時(shi)，應考慮使用(yong)者(zhe)填寫方便并保證能(neng)夠在現有條件下準確地(di)獲取所需的質(zhi)量信息(xi)。填寫記錄應實事求(qiu)是、嚴肅認真。

應(ying)盡(jin)量(liang)采用國際(ji)、國內(nei)或行(xing)業標(biao)(biao)準(zhun)，參考先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成功經驗以使(shi)(shi)記(ji)錄(lu)(lu)更(geng)加規范化(hua)和標(biao)(biao)準(zhun)化(hua)，在建立質量(liang)管理(li)體系(xi)過程(cheng)中，應(ying)當對現行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清理(li)，廢立多(duo)余的(de)記(ji)錄(lu)(lu)，修改不適用的(de)記(ji)錄(lu)(lu)，沿用有(you)價值(zhi)的(de)并(bing)增補必需的(de)，應(ying)使(shi)(shi)用適當的(de)表格或圖表格式加以規定，按要求(qiu)統(tong)一(yi)(yi)編號，使(shi)(shi)各項活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)(lu)更(geng)加系(xi)統(tong)和協調，實現記(ji)錄(lu)(lu)的(de)標(biao)(biao)準(zhun)化(hua)管理(li)。對于(yu)同一(yi)(yi)種活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)(lu)格式應(ying)當是(shi)固定的(de)，不能隨意(yi)變更(geng)，造成混亂，即使(shi)(shi)需要修改，也應(ying)規定一(yi)(yi)個統(tong)一(yi)(yi)的(de)時間(jian)開始使(shi)(shi)用新表格。

記錄的填寫要求和注意(yi)事項(xiang)

記錄用(yong)(yong)筆可(ke)以用(yong)(yong)鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用(yong)(yong)紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色(se)。用(yong)(yong)筆一定要考慮(lv)其(qi)字跡(ji)的持久性(xing)和(he)可(ke)靠性(xing)。

記錄要保持現場運作，如實記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。

記錄是作(zuo)為闡明質量(liang)管理體(ti)系所取得結果或提供體(ti)系所完(wan)成活動的證(zheng)據的文(wen)件而策劃(hua)設(she)置的，即是證(zheng)據，首先要(yao)屬實，要(yao)做(zuo)到(dao)屬實，就要(yao)將過(guo)程做(zuo)到(dao)位并運作(zuo)事(shi)實記得正確和清晰，語言(yan)和用字都(dou)要(yao)規范。不但(dan)使(shi)自(zi)己能看清楚(chu)，也(ye)能使(shi)別人都(dou)看清楚(chu)。

在(zai)填寫(xie)記錄(lu)出(chu)現筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)后(hou)，不要在(zai)筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)處亂寫(xie)亂畫(hua)，甚至涂成黑色或用修(xiu)正液(ye)加以掩蓋，正確的(de)(de)(de)處理筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)的(de)(de)(de)方法，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)的(de)(de)(de)文(wen)字或數(shu)(shu)據上(shang)，用原使用的(de)(de)(de)筆(bi)墨畫(hua)一橫線，再在(zai)筆(bi)誤(wu)(wu)(wu)處的(de)(de)(de)上(shang)行間或下行間填上(shang)正確的(de)(de)(de)文(wen)字和數(shu)(shu)值。

有些(xie)記錄在(zai)運作的情(qing)況下(xia)所有的欄(lan)目無內容可填。怎么(me)處置呢？空白(bai)欄(lan)目不能不填，其填寫的方(fang)法是(shi)在(zai)空白(bai)的適(shi)中位置畫一(yi)橫線，表(biao)示記錄者已經關注(zhu)到(dao)這一(yi)欄(lan)目，只(zhi)是(shi)無內容可填，就以一(yi)橫線代(dai)之(zhi)，如果縱向有幾行均無內容填寫，亦可用(yong)一(yi)斜線代(dai)之(zhi)。

記錄中會包含各種類型的簽署，有作業后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。//magnumcos.com/

記錄的管理和控制

應具有(you)唯一性標識，為了(le)便于歸檔和(he)檢索，記錄應具有(you)分(fen)類(lei)號(hao)(hao)和(he)流水號(hao)(hao)。標識的(de)內容應包括：記錄表(biao)格所屬的(de)質量管理文件(jian)的(de)編(bian)號(hao)(hao)、版(ban)本號(hao)(hao)、表(biao)號(hao)(hao)、頁號(hao)(hao)、沒(mei)有(you)標識或不符合(he)標識要求的(de)記錄表(biao)格是無效的(de)表(biao)格。

記(ji)錄應(ying)當按照(zhao)檔案要求(qiu)立卷貯存(cun)(cun)(cun)和保(bao)(bao)(bao)管(guan)。記(ji)錄的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)由專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)(de)(de)主管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責，應(ying)建立必(bi)要的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)管(guan)制度(du)，保(bao)(bao)(bao)管(guan)方式(shi)應(ying)便(bian)于檢索和存(cun)(cun)(cun)取，保(bao)(bao)(bao)管(guan)環境應(ying)適宜可靠，干燥(zao)、通(tong)風，并有(you)必(bi)要的(de)(de)(de)架、箱，應(ying)做到防(fang)(fang)潮、防(fang)(fang)火、防(fang)(fang)蛀、防(fang)(fang)止(zhi)損壞(huai)、變質和丟(diu)失(shi)。關于保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期限問題，如果外部(bu)沒有(you)要求(qiu)的(de)(de)(de)，組織(zhi)可針對不同產品(pin)的(de)(de)(de)特點和法規要求(qiu)做出(chu)相(xiang)應(ying)規定(ding)，如果合同對記(ji)錄提出(chu)要求(qiu)，則按照(zhao)顧客的(de)(de)(de)要求(qiu)確定(ding)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期限。一般情(qing)況下(xia)，記(ji)錄的(de)(de)(de)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)期限為(wei)2年，主要的(de)(de)(de)記(ji)錄應(ying)保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)3年，重(zhong)要的(de)(de)(de)記(ji)錄應(ying)長期保(bao)(bao)(bao)存(cun)(cun)(cun)。

一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。//magnumcos.com/

超過規定保存(cun)期限的(de)(de)記錄，應統一進行處理，重要的(de)(de)含有保密內容的(de)(de)記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實(shi)記載產(chan)品質(zhi)量(liang)(liang)的(de)(de)形成過程(cheng)(cheng)和(he)(he)最終狀(zhuang)態，如實(shi)反映(ying)質(zhi)量(liang)(liang)管理體(ti)(ti)(ti)系過程(cheng)(cheng)、過程(cheng)(cheng)和(he)(he)活動的(de)(de)運(yun)行狀(zhuang)況和(he)(he)結果(guo)，證(zheng)實(shi)產(chan)品滿足技術(shu)標準、合同、法規要求(qiu)以及顧客的(de)(de)期望的(de)(de)程(cheng)(cheng)度，反映(ying)組織的(de)(de)質(zhi)量(liang)(liang)管理體(ti)(ti)(ti)系是否已得到(dao)有效運(yun)行，產(chan)品、過程(cheng)(cheng)和(he)(he)整(zheng)個(ge)體(ti)(ti)(ti)系的(de)(de)運(yun)行是否達到(dao)了預期的(de)(de)要求(qiu)。

質量記(ji)錄用于(yu)記(ji)載過程(cheng)狀態和過程(cheng)結果(guo)，是企業質量保證的客(ke)觀(guan)依據(ju)，為采取(qu)糾(jiu)正和預防措施(shi)提供依據(ju)，有利于(yu)產品標識和可追溯性(xing)。

質量記錄填寫有以下事項需要注意