機(ji)構(gou)應(ying)根據其自身需求策(ce)劃管(guan)理(li)評(ping)審(shen)(shen)活動。可(ke)以每年以年會(hui)(hui)的(de)(de)形式召開(kai)，也可(ke)以一年舉行多次，要求是評(ping)審(shen)(shen)會(hui)(hui)議(yi)要覆蓋所有的(de)(de)管(guan)理(li)評(ping)審(shen)(shen)輸入(ru)和輸出(chu)，并(bing)保存相(xiang)關記錄。如果策(ce)劃定期召開(kai)較短的(de)(de)管(guan)理(li)評(ping)審(shen)(shen)會(hui)(hui)議(yi)，也可(ke)以針對某項具體的(de)(de)輸入(ru)內容進(jin)行更(geng)加深入(ru)的(de)(de)討論(lun)和分析，并(bing)對之(zhi)前會(hui)(hui)議(yi)確定的(de)(de)輸出(chu)進(jin)行評(ping)審(shen)(shen)，以清楚地(di)表(biao)明機(ji)構(gou)在實(shi)施管(guan)理(li)體系變更(geng)或改(gai)進(jin)時的(de)(de)方向。無論(lun)機(ji)構(gou)選擇哪(na)種方式，都應(ying)建立(li)程序或模(mo)板，來確保管(guan)理(li)評(ping)審(shen)(shen)的(de)(de)所有必需要素均已完成(cheng)評(ping)審(shen)(shen)并(bing)記錄。

管理評審是(shi)一個強大的(de)(de)工(gong)具，可推動管理體系的(de)(de)改進(jin)和運行。如果發現潛在的(de)(de)差距(ju)或(huo)風(feng)險(xian)，可采取措施來推動內(nei)部(bu)改進(jin)、降低風(feng)險(xian)或(huo)捕捉潛在的(de)(de)市場(chang)機會。

在(zai)實施管理(li)評審(shen)時，對(dui)輸入內容進行趨勢(shi)分析是(shi)非常重要的(de)。例(li)如，機(ji)構可能會注意到(dao)在(zai)過去(qu)的(de)一年里收(shou)到(dao)了 12 起投訴，那(nei)這(zhe)些投訴屬于哪(na)些類別(bie)？是(shi)否存在(zai)一種可以采取行動的(de)趨勢(shi)？如果大(da)多數投訴與(yu)處(chu)理(li)時間有關(guan)，那(nei)么可能會針(zhen)對(dui)這(zhe)個問題采取相關(guan)改進措施。同樣的(de)原則也適用于其他管理(li)評審(shen)輸入，例(li)如：

?  與機構相關的(de)內(nei)外(wai)部變(bian)化(hua)；

?  目(mu)標的實現情況(kuang)；

?  方針和程序的適宜(yi)性；

?  以往管理(li)評審措施的實施狀態；

?  內部/外(wai)部審核(he)的(de)結果；

?  糾正措施的狀況；

?  來(lai)自客戶和員工的反(fan)饋(kui)；

?  工作量和工作類型的變(bian)化；

?  風險識別。

以上是可以利用(yong)趨勢(shi)分析(xi)以幫助實現重(zhong)大改進(jin)的幾部分內容。

管理評審的關鍵步驟(zou)是確(que)定(ding)輸(shu)出，以(yi)作為推動改(gai)進的工具。一種方法是為每(mei)個輸(shu)出確(que)定(ding)SMART目標：

?  Specific：識別明(ming)確具體(ti)(ti)任務。

?  Measureable：如何對任務進行衡量？

?  Accountable：誰負(fu)責完成(cheng)和/或參與執(zhi)行任務？

?  Realistic：任務是否切合實(shi)際(ji)，能(neng)否實(shi)現目標(biao)？

?  Time：任務何(he)時完成，是否有時間要求？

以(yi)這種方式處理輸(shu)出，可以(yi)幫助機構跟蹤管(guan)理評審期間確定(ding)的措(cuo)施落實(shi)的進展(zhan)，確保這些措(cuo)施不會被(bei)忽視。

管理(li)評審可(ke)始終確保(bao)機構的管理(li)體(ti)系(xi)在滿足管理(li)和目標(biao)相關要求方面，具(ju)有持(chi)續的充分性和有效性。定期跟蹤(zong)輸出(chu)措施的落實(shi)情(qing)況，可(ke)確保(bao)按計劃(hua)實(shi)施改進。

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